Veelgestelde vragen

Het doel van de klant, de scope van het werk, de afgesproken deliverables en de criteria waarop ze als opgeleverd gelden. Vanuit de briefing bouw je meteen de fases of sprints op, en elke deliverable krijgt een verantwoordelijke, een urenschatting en een opleverdatum.

De klant ontvangt de deliverable in een eigen omgeving, geeft er feedback op en keurt hem expliciet goed. De goedkeuring wordt vastgelegd met datum en auteur, en de feedback blijft gekoppeld aan de versie waarop hij betrekking heeft.

Je markeert ze als buiten scope en ze gaan naar een offerte, in plaats van stilletjes te worden uitgevoerd. Zo wordt een extra correctieronde een nieuwe offerteregel of een bewuste keuze, geen verlies dat je pas bij het factureren ontdekt.

Elke deliverable vergelijkt de geschatte uren met de geschreven uren, en het project toont hoeveel budget er al op is ten opzichte van wat nog opgeleverd moet worden. Als die verhouding verslechtert, zie je precies welke fase over de schatting heen is gegaan.

Nee. Het is geen ontwerp- of ontwikkeltool: Figma, Git en je IDE blijven waar ze zijn, en websites bouw je elders, bijvoorbeeld met 4buildsite.net. 4webagency regelt de coördinatie, de deadlines, de uren en het geld.

Factuurgegevens, contactpersonen, contract, eerdere projecten, de lopende retainer en de domeinen of hostingpakketten die je voor de klant beheert. Het is geen volwaardig sales-CRM met prospectie-automatisering: de verkoopfunnel draait in 4softcrm.net.

Een retainer heeft inbegrepen uren per maand, en het restant vervalt aan het eind van elke cyclus; een project met vaste prijs heeft één urenbudget tot aan de oplevering. Uren schrijven gaat hetzelfde, de verantwoording niet.

Je krijgt een waarschuwing vóórdat de limiet wordt overschreden, niet erna. Meeruren worden apart gemarkeerd en kunnen tegen het afgesproken tarief worden gefactureerd of naar de volgende maand worden doorgeschoven, afhankelijk van het contract.

Het platform zet wat je de klant hebt gefactureerd af tegen de uren die op die klant zijn geschreven, tegen de tarieven per rol. Voorbeeld: een retainer van 800 € voor 20 uur die in 26 uur wordt opgebruikt, drukt het werkelijke tarief van 40 naar 30,77 € per uur — en dat zie je in dezelfde maand.

Ja. Het maandrapport toont de opgeleverde deliverables, de verbruikte uren ten opzichte van de inbegrepen uren en de status van de beheerde domeinen en hostingpakketten. Je exporteert het en voegt het bij de factuur.

Alle domeinen, hostingpakketten en SSL-certificaten die je beheert, gegroepeerd per klant, met vervaldatum, inkoopprijs en doorbelaste prijs. Eén lijst in plaats van een Excel-bestand en vier leverancierspanelen.

Elke regel heeft een vervaldatum en waarschuwt de verantwoordelijke binnen het bureau dagen van tevoren. Verloopt een domein toch, dan liggen de website en de e-mail van de klant plat, en herstel loopt via de graceperiode van de registrar en kost meer dan tijdig verlengen.

Ja. De inkoopprijs staat los van de prijs voor de klant, dus de beheermarge is op elke regel zichtbaar. Voorbeeld: 40 .nl-domeinen die elk jaar worden verlengd en met 15 % beheerkosten worden doorbelast.

Nee. 4webagency is geen registrar: het beheert portfolio, vervaldata en doorbelasting, maar registratie en betaling blijven bij je registrar of hostingprovider. Voor hosting en VPS binnen het ecosysteem is er 4hosting.net.

Je schrijft uren op project en deliverable, gemarkeerd als declarabel of niet-declarabel, met een tarief per rol. Aan het eind van de maand stuur je alleen de declarabele uren door naar facturatie, tegen hun tarieven, en de urenstaat blijft het onderbouwende document voor de gefactureerde uren. Salarissen en verlof blijven in 4softhr.net en 4mystaff.net.

Facturatie loopt via 4invoices.net; 4webagency levert de uren en de factuurregels aan, maar maakt de factuur niet zelf aan. In Nederland is de context e-facturatie via het Peppol-netwerk, dat voor facturen aan de overheid al verplicht is.

Vier abonnementen — webagency-start, webagency-plus, webagency-pro en webagency-premium — te kiezen op basis van het aantal gebruikers en actieve projecten; de volledige tabel staat op de prijzenpagina. Bij de inrichting importeren we klanten, lopende projecten en het domeinportfolio uit CSV of Excel, zodat je al in de eerste week uren schrijft.

De gegevens van je klanten en de inloggegevens die je bewaart voor hun domeinen en hosting zijn van het bureau en kunnen op elk moment worden geëxporteerd. Het zijn gewone persoons- en bedrijfsgegevens in de zin van de AVG (Verordening (EU) 2016/679), beschermd met versleuteling, rolgebaseerde toegang en een auditlog, en wij treden op als verwerker. Contact via /contact of [email protected].