Domeinen en hosting van klanten beheren
Het portfolio met domeinen en hosting van klanten is de goedkoopste dienst die een bureau verkoopt en het duurste incident dat het kan krijgen. Eén verlopen domein kost je een hele klant; veertig domeinen in iemands hoofd kosten een werkdag per maand. Hieronder: hoe het beheer van domeinen en hosting van klanten er echt uitziet, wat in het register hoort, hoe je eerlijk doorbelast en hoe je geen domein kwijtraakt.
Het portfolio onder controle, in het kort
- Houd één register bij: domein, registrar, klant, vervaldatum, wie betaalt.
- Zet hosting en SSL-certificaten in dezelfde lijst, met dezelfde vervaldatums.
- Stel meldingen in 60, 30 en 7 dagen voor het verlopen, gericht aan een persoon met naam.
- Belast de kosten door aan de klant met een beheermarge die je open noemt, niet verstopt.
- Houd het registraraccount op naam van de klant, met het bureau als beheerder.
Wat het register moet bevatten
- De domeinnaam, de registrar en de exacte vervaldatum.
- De klant die eigenaar is en de contactpersoon die de verlenging goedkeurt.
- Het hostingpakket, de provider, de inbegrepen resources en de verlengdatum.
- Het SSL-certificaat: type, uitgever, vervaldatum, automatische of handmatige verlenging.
- Wie betaalt: het bureau met doorbelasting, of de klant direct, op eigen kaart.
- De contactgegevens van de houder, verwerkt volgens de AVG (EU-verordening 2016/679). Dat zijn persoonsgegevens, geen interne notities.
Tabel: 40 domeinen en 18 hostingpakketten
Een typisch portfolio van een klein bureau: 40 .nl-domeinen, 18 shared-hostingpakketten en 12 wildcardcertificaten (de rest op gratis, automatisch verlengde certificaten). Registrars rekenen voor een .nl-domein doorgaans rond €10 per jaar.
De marge van 15% is geen doorverkoop, maar betaling voor beheer. Eén uur per domein per jaar is 40 uur, dus €3.000 tegen €75 per uur; de marge dekt daarvan €1.023. De rest dek je met automatisering, meldingen en verlengingen op één plek, niet met een hogere marge.
Jaarlijkse kosten vs. doorbelast, met 15% beheermarge
| Regel | Jaarlijkse kosten | Doorbelast aan de klant |
|---|---|---|
| 40 .nl-domeinen (€10 per jaar) | €400 | €460 |
| 18 hostingpakketten (€240 per jaar) | €4.320 | €4.968 |
| 12 wildcard-SSL-certificaten (€175 per jaar) | €2.100 | €2.415 |
| Totaal | €6.820 | €7.843 |
Het risico van een verloren domein
Een opgezegd of niet verlengd .nl-domein verdwijnt niet meteen: het gaat eerst in quarantaine, waarin alleen de laatste houder het via een registrar kan terughalen, en komt daarna vrij voor iedereen. Vanaf dat moment heb je geen technisch probleem meer, maar een onderhandeling met wie het heeft gepakt.
De kosten zijn niet de €10 voor de verlenging. Het zijn de site die plat ligt, de mail die niet werkt, de verdwenen posities en een klant zonder reden om je nog te vertrouwen. Zo'n incident kan een retainer van €2.000 per maand kosten: €24.000 per jaar.
- Houd klantdomeinen niet in een persoonlijk registraraccount, gekoppeld aan een mailbox die één persoon leest.
- Vertrouw niet op mails van de registrar: die komen op een oud adres binnen, of in de spam.
- Controleer regelmatig dat automatisch verlengen aanstaat en dat er een geldige betaalmethode achter zit.
- Leg per klant vast wie eigenaar van het account is en wie een verhuizing mag autoriseren.
Veelgemaakte fouten
- Een spreadsheet van één persoon, bijgewerkt wanneer die eraan denkt.
- Doorbelasten zonder marge: je beheert 40 domeinen gratis.
- Handmatig verlengde SSL-certificaten, die de klant verlopen aantreft in plaats van jij.
- Domeinen op naam van het bureau, die de klant bij vertrek terugeist.
- Hosting bij vijf verschillende providers: vijf facturen, vijf panelen, vijf wachtwoorden.