Projectmanagement in een webbureau
Een webproject loopt zelden halverwege vast. Het loopt vast bij de briefing, waar niemand opschreef wat buiten scope valt, en bij de goedkeuring, als de klant voor de derde keer om „alleen nog dit ene ding” vraagt. Hieronder zie je hoe projectmanagement eruitziet in een webbureau dat zijn marge echt ziet: een briefing met acceptatiecriteria, sprints, expliciet akkoord en een tabel die laat zien waar de uren heen gingen.
De werkwijze, in het kort
- Schrijf de briefing met wat binnen scope valt en wat er expliciet buiten valt, plus de acceptatiecriteria.
- Deel het project op in sprints of fases, elk met deliverables, een eigenaar en een leverdatum.
- Schat in uren per rol, niet in dagen. De factuur bestaat uit uren, niet uit dagen.
- Stuur elke deliverable voor expliciet akkoord, vastgelegd met datum en naam.
- Vergelijk elke week geschreven uren met de schatting. Een afwijking boven 15% is een beslissing, geen statistiek.
Briefings en deliverables die je echt kunt goedkeuren
De duurste onduidelijkheid in een bureau is „ik dacht dat ik iets anders had goedgekeurd”. Twee regels in de briefing en één gedateerd akkoord nemen haar weg.
- De lijst met deliverables, met het leverformaat: 5 responsive pagina's en 3 templates, niet „de website”.
- Wat buiten scope valt, op papier: migratie van oude content, copywriting, vertalingen, fotografie.
- Het aantal inbegrepen revisierondes. Twee is de marktstandaard, de derde krijgt een offerte.
- Meetbare acceptatiecriteria: LCP onder 2,5 s, CLS onder 0,1, contrast volgens WCAG 2.2 niveau AA.
- Akkoord per deliverable, met datum en naam, gekoppeld aan precies de versie waar het over gaat.
Tabel: waar de uren heen gingen bij een project van €15.000
Een project geoffreerd voor €15.000, 150 uur geschat, lijsttarief €100 per uur. Dit is wat er werkelijk werd geschreven.
192 uur voor €15.000 betekent een echt tarief van €78 per uur, geen €100: het effectieve uurtarief daalt met 22%. Bijna de helft van de overschrijding zat in revisies: 44 uur in plaats van 25, dus 19 niet-gefactureerde uren van de 42 extra (45%), €1.900 tegen lijsttarief. De rest verdeelde zich over design (+12 uur), development (+8) en de briefing (+3).
Geoffreerde vs. geschreven uren, een project van €15.000
| Fase | Uren geoffreerd | Uren geschreven |
|---|---|---|
| Briefing en architectuur | 15 | 18 |
| UI-design | 40 | 52 |
| Development | 70 | 78 |
| Revisies en livegang | 25 | 44 |
| Totaal | 150 | 192 |
Acceptatiecriteria: Core Web Vitals en WCAG 2.2 AA
Een webdeliverable zonder acceptatiecriteria wordt op smaak goedgekeurd, en smaak verandert bij de derde revisie. Cijfers niet.
Zet de drempels van Core Web Vitals en WCAG 2.2 AA in de briefing. Dan worden het leveringsvoorwaarden, geen onderhandelingen na oplevering.
- LCP onder 2,5 seconden op mobiel, gemeten op de homepage en op één binnenpagina.
- CLS onder 0,1 en INP onder 200 ms, op dezelfde set pagina's.
- Contrast, toetsenbordnavigatie en alt-teksten volgens WCAG 2.2 niveau AA.
- Gegevens uit de formulieren die je oplevert, verwerkt volgens de AVG (EU-verordening 2016/679): grondslag, privacyverklaring en bewaartermijn.
Veelgemaakte fouten
- Schatten in dagen en factureren in uren: het bureau betaalt het verschil.
- Geen maximum op revisierondes, waardoor werk buiten scope uit gewoonte gratis wordt.
- Een senior inzetten op een taak die tegen juniortarief is geoffreerd: je verliest €55 per gewerkt uur.
- Akkoorden staan in de mail, dus niemand kan laten zien wat is goedgekeurd, of wanneer.
- Pas na oplevering naar de marge kijken, als de enige optie nog is het verschil te slikken.