Urenregistratie en declarabele uren in een webbureau
In een webbureau is het uur de productie-eenheid, en het enige dat ooit op een factuur komt. Toch weten de meeste bureaus niet welk deel van de uren die ze betalen declarabel is. Hieronder: hoe urenregistratie en declarabele uren werken in een webbureau, van declarabiliteit en tarieven per rol tot de weg van urenstaat naar factuur en wat de wet in je administratie verwacht.
Van uren naar factuur, in het kort
- Schrijf tijd op een project en een deliverable, nooit op „diversen”.
- Markeer elk uur als declarabel of niet-declarabel bij het schrijven, niet aan het eind van de maand.
- Pas het tarief toe van de rol die het werk echt deed, geen bureaugemiddelde.
- Keur de maandelijkse urenstaat goed. Die wordt het onderliggende stuk bij de factuur.
- Maak de factuur uit de goedgekeurde uren en verstuur hem via 4invoices.net, bijvoorbeeld over Peppol.
Declarabiliteit: het getal dat niemand berekent
Declarabiliteit is het aandeel declarabele uren in de uren die je betaalt. Bereken het per persoon, per maand: het laat zien of het bureau produceert of alleen druk is.
Rekenvoorbeeld: een developer heeft 168 betaalde uren per maand en 96 daarvan zijn declarabel. De rest gaat naar interne overleggen, offertes, werving en leren. De declarabiliteit is 57%.
Voor een bureau van 8 mensen met €59.000 maandkosten en een gemiddeld tarief van €75 per uur ligt het break-evenpunt op 98 declarabele uren per persoon, dus 58%. Bij 96 uur verlies je €1.400 per maand, terwijl iedereen op volle toeren draait.
- Deel niet-declarabele uren in categorieën in: intern, offertes, garantie, leren.
- Declarabiliteit boven 80%, maandenlang, is geen prestatie. Het is onvolledige registratie, of een burn-out.
- Garantie-uren (herstel na oplevering) zijn niet-declarabel, maar schrijf ze toe aan het project dat ze veroorzaakte.
- Offreren is verkoopkosten: meet het, zodat je weet wat een gewonnen offerte je echt kost.
Tabel: tarieven per rol en wat ze opleveren
Een gemiddeld bureautarief verbergt precies wat je moet zien: wie het werk deed. De tabel toont de maandomzet bij 100 declarabele uren, per rol.
Uurtarief per rol en omzet bij 100 declarabele uren
| Rol | Lijsttarief per uur | Omzet bij 100 uur |
|---|---|---|
| Junior | €45 | €4.500 |
| Medior | €75 | €7.500 |
| Senior | €100 | €10.000 |
| Accountmanager | €90 | €9.000 |
| Senior geschreven tegen juniortarief | €45 gefactureerd | €5.500 verloren |
Onderliggende stukken: bewaarplicht en e-facturatie
Een factuur met alleen „webdiensten — €6.000” is lastig te verdedigen. De fiscale bewaarplicht (artikel 52 AWR) verplicht je je administratie 7 jaar te bewaren, en voor gefactureerde uren is de goedgekeurde maandelijkse urenstaat het onderliggende stuk.
Voor B2B-facturen tussen Nederlandse bedrijven geldt nog geen landelijke e-factuurplicht, maar de overheid eist al e-facturen via Peppol en de EU werkt met ViDA toe naar verplichte e-facturatie. In de praktijk gaat de factuur in een gestructureerd formaat de deur uit via 4invoices.net, terwijl de urenspecificatie in de administratie van het bureau en in het maandelijkse klantrapport blijft.
- Bewaar de goedgekeurde urenstaat (project, rol, datum, uren) achter elke factuurregel.
- Splits de factuur uit per project of deliverable, niet in één lege regel.
- Verstuur de factuur in een gestructureerd formaat, bijvoorbeeld via Peppol, en bewaar het verzendbewijs.
- Bewaar de uren ook na betaling. Bij een controle of een geschil is de urenstaat je enige argument.
Veelgemaakte fouten
- De urenstaat op vrijdag uit het hoofd invullen: je verliest 10% tot 20% van de echte uren.
- Eén gemiddeld tarief voor het hele bureau: je ziet nooit wie onder tarief werkt.
- Niet-declarabele uren zonder categorie op een project gezet: het project lijkt verliesgevend, zonder verklaring.
- Factureren op schattingen in plaats van geschreven uren: het verschil wordt een blijvend cadeau.
- Urenregistratie en facturatie gescheiden door een maandelijkse CSV-export: precies de plek waar uren verdwijnen.