Maandelijkse retainer of project met vaste prijs
Een retainer koopt voorspelbaarheid en stelt je bloot aan onbeperkte uren. Een vaste prijs koopt een duidelijke marge en stelt je bloot aan scope creep. De keuze is geen kwestie van voorkeur: ze hangt af van hoe goed je het werk kunt beschrijven voordat je het doet. Hieronder: hoe je kiest tussen een maandelijkse retainer en een project met vaste prijs, hoe je elk prijst en welke clausules je beschermen.
Zo kies je, in het kort
- Kun je de deliverables en acceptatiecriteria nu al beschrijven? Kies een vaste prijs.
- Is het werk doorlopend, met prioriteiten die elke maand verschuiven? Kies een retainer.
- Tel bij een vaste prijs 15% buffer op en beperk de revisierondes tot twee.
- Verkoop bij een retainer een maximum aan uren, geen „beschikbaarheid”, en leg vast wat er bij overschrijding gebeurt.
- Draag in beide gevallen het auteursrecht op de deliverables alleen schriftelijk over, na betaling.
Tabel: retainer vs. vaste prijs
Dezelfde uren, twee verschillende risicomodellen. De tabel laat zien wie betaalt als de schatting niet klopt.
Maandelijkse retainer vs. project met vaste prijs
| Criterium | Maandelijkse retainer | Vaste prijs |
|---|---|---|
| Voorspelbaarheid van omzet | Hoog, terugkerende facturen | Laag, hangt af van de pijplijn |
| Schattingsrisico | Bij de klant, tot het urenmaximum | Volledig bij het bureau |
| Waar de marge weglekt | Uren boven het maximum, stil geslikt | Revisies en verzoeken buiten scope |
| Administratieve last | Maandelijkse urenstaat en een klantrapport | Elke extra offreren en heronderhandelen |
| Wanneer het past | Onderhoud, SEO, content, doorlopende development | Een nieuwe site, een migratie, een rebrand: één duidelijke levering |
Zo prijs je een retainer die je niet laat leeglopen
Een retainer is een verborgen uurtarief. Reken je het niet uit, dan rekent het verbruik het voor je uit.
Rekenvoorbeeld: een retainer van €2.000 per maand voor 20 uur is €100 per uur. Bij 26 verbruikte uren zakt het echte tarief naar €77, 23% lager, zonder dat iemand iets besloot. Bij 30 uur zit je op €67 per uur: juniorprijzen voor medior mensen.
Het omgekeerde is net zo duur. Een klant die 12 van de 20 uur gebruikt, betaalt in feite €167 per uur en vraagt in maand vier waarom. Ongebruikte uren zijn geen winst, maar een risico op heronderhandeling.
- Verkoop een maximum aan uren, nooit „onbeperkte support”.
- Leg de regel voor overschrijding vast: uren boven het maximum tegen lijsttarief, per 30 minuten.
- Laat hooguit 25% van de ongebruikte uren doorschuiven, vervallend in de maand erna.
- Toets het maximum elk half jaar aan het werkelijke verbruik, niet aan indrukken.
Rechten op de deliverables: de Auteurswet
Een website opleveren draagt het auteursrecht niet automatisch over. Volgens de Nederlandse Auteurswet (artikel 2) vereist overdracht een akte: een schriftelijk stuk waarin staat welke rechten overgaan.
Voor een bureau is dat commerciële hefboom, geen papierwerk: koppel de overdracht aan betaling. Voor betaling heeft de klant een gebruikslicentie, na betaling krijgt hij de afgesproken rechten.
- Leg in het contract vast wat wordt overgedragen: code, design, teksten, fotografie, elk apart.
- Behandel onderdelen van derden apart (thema's, bibliotheken, lettertypes): die hebben eigen licenties.
- Koppel de overdracht aan volledige betaling van de deliverable, niet aan de leverdatum.
- Draag bij een retainer de rechten over op de deliverables van de gefactureerde maand, niet op alles wat nog komt.
De risico's van elk model
- Vaste prijs: scope creep. Vier keer „nog één kleine wijziging” is een hele niet-gefactureerde fase.
- Vaste prijs: schatten op optimisme. 15% buffer is goedkoop, halverwege de prijs heronderhandelen niet.
- Retainer: uren boven het maximum, stil geslikt om de klant niet te ergeren.
- Retainer: ongebruikte uren waardoor de klant zich afvraagt waarvoor hij betaalt.
- Beide: geen urenregistratie. Zonder geschreven uren heb je geen berekenbare marge en geen argument bij verlenging.