Portfolio domeinen en hosting van klanten

Alle domeinen, hostingpakketten en SSL-certificaten van je klanten in één register, met vervaldata automatisch bewaakt en waarschuwingen vóór, niet na de verloopdatum.

Kort gezegd: een webbureau dat 80 sites beheert, beheert ook 80 domeinen, 80 SSL-certificaten en tientallen hostingpakketten met allemaal verschillende verlengdata. Een verlopen domein is de goedkoopste manier om een klant kwijt te raken. 4webagency houdt één register van het portfolio bij: domein, registrar, DNS, certificaat, hostingpakket, klant, onderhoudscontract en de datum van de volgende verlenging. Waarschuwingen gaan op tijd uit en elke regel is gekoppeld aan het klantdossier, zodat je meteen weet wie wat betaalt en wie je moet informeren.

  • Eén register van beheerde domeinen, met registrar en vervaldatum.
  • SSL-certificaten los van het domein bewaakt, met een waarschuwing vóór de vervaldatum.
  • Hostingpakketten per klant: resources, kosten, leverancier, verlengdatum.
  • DNS-gegevens die het bureau nodig heeft: waar de site draait, waar de mail naartoe gaat.
  • Onderhoudscontracten gekoppeld aan de site: wat erin zit, wat het kost, wanneer het verlengt.
  • Getrapte waarschuwingen vóór elke termijn — op 60, 30 en 7 dagen.
  • Kosten terugverdiend: wat je de leverancier betaalde tegenover wat je de klant doorbelastte.
  • Elke regel gekoppeld aan het klantdossier en aan het project dat de site heeft opgeleverd.

Waarom een verlopen domein meer kost dan het lijkt

Een vergeten domein betekent niet alleen een site die een paar uur offline is. Het betekent teruggestuurde mails, verloren posities in de zoekresultaten, een boos telefoontje van de klant en in het ergste geval een domein dat tijdens de quarantaineperiode door iemand anders wordt geregistreerd. De echte kosten zitten niet in het verlengingstarief, maar in het vertrouwen. Bureaus komen hier terecht omdat de gegevens verspreid staan over drie registraraccounts, een verouderde spreadsheet en het geheugen van één collega. Eén register met automatische waarschuwingen vóór de vervaldatum schakelt een hele risicocategorie uit voor een paar minuten inrichting per regel.

Eén register voor domeinen, SSL en hosting

Elke regel in het portfolio bevat wat je nodig hebt om te handelen: het domein, de registrar en het account waarin het staat, waar de DNS naar verwijst, het SSL-certificaat en de vervaldatum ervan, het hostingpakket met leverancier en resources, de klant waartoe het behoort en het bijbehorende onderhoudscontract. Certificaten worden los van domeinen bewaakt, omdat ze op andere cycli verlopen — een certificaat van 90 dagen vraagt een ander ritme dan een domein dat jaarlijks wordt verlengd. Alles is doorzoekbaar per klant, per leverancier of op naderende vervaldatum.

Getrapte waarschuwingen, geen enkele melding

Eén melding zeven dagen van tevoren komt precies binnen in de week dat iedereen met een lancering bezig is. Daarom zijn de waarschuwingen getrapt: een eerste signaal op 60 dagen, zodat er tijd is voor goedkeuring van de klant, een tweede op 30 dagen voor facturatie en verlenging, en een laatste op 7 dagen als escalatie. De waarschuwingen gaan naar de verantwoordelijke voor het account, niet naar een algemene inbox die niemand leest. Wat verlengd is, verdwijnt van de lijst, zodat alleen overblijft wat actie vraagt.

Kosten terugverdiend, niet gesubsidieerd

Veel bureaus betalen domeinen en hosting voor hun klanten en vergeten een deel daarvan door te belasten. Het portfolio houdt per regel twee bedragen bij: wat je de leverancier hebt betaald en wat je de klant hebt doorbelast. Het verschil laat precies zien welke diensten je met de marge van het bureau subsidieert. Bij de verlenging staat de factuurregel al klaar, samen met het bijbehorende onderhoudscontract, dus die komt op de maandfactuur van de klant in plaats van een vergeten kostenpost te blijven.

Gekoppeld aan klant, site en onderhoud

Een domein staat niet op zichzelf: het hoort bij een klant, bedient een site die door een project van het bureau is opgeleverd en valt vaak onder een maandelijks onderhoudscontract. Omdat al die koppelingen expliciet zijn, vertelt een vervalwaarschuwing je ook wie je moet informeren, welk contract de kosten dekt en wie als laatste aan de site heeft gewerkt. En in de maandrapportage van de klant verschijnen de uitgevoerde verlengingen automatisch — onzichtbaar werk dat gezien mag worden.

Juridische verwijzingen

  • ICANN — regels voor verhuizing, verloop en respijtperiode van domeinnamen
  • SIDN — regels voor registratie en beheer van .nl-domeinnamen
  • ACME / Let’s Encrypt — uitgifte en verlenging van SSL-certificaten
  • AVG — EU 2016/679, de contactgegevens in domeinregistraties

Veelgestelde vragen

Wat bewaakt het portfolioregister?

De beheerde domeinen met registrar en vervaldatum, de SSL-certificaten met hun eigen vervaldatum, de hostingpakketten met leverancier en resources, de onderhoudscontracten en de klant waartoe elke regel behoort.

Wanneer krijg ik verlengingswaarschuwingen?

Getrapt: op 60 dagen voor de goedkeuring van de klant, op 30 dagen voor facturatie en verlenging en op 7 dagen als escalatie. De waarschuwingen gaan naar de verantwoordelijke voor het account, niet naar een algemene inbox.

Waarom worden SSL-certificaten los van domeinen bewaakt?

Omdat ze op totaal andere cycli verlopen. Een certificaat dat 90 dagen geldig is, vraagt een ander controleritme dan een domein dat jaarlijks wordt verlengd, en een site met een verlopen certificaat toont een waarschuwing in de browser, ook als het domein in orde is.

Kan ik zien welke diensten ik voor klanten subsidieer?

Ja. Elke regel houdt bij wat je de leverancier hebt betaald en wat je de klant hebt doorbelast. Het verschil laat precies zien welke kosten je uit de marge van het bureau betaalt en wat op de maandfactuur hoort.

Is het portfolio gekoppeld aan het klantdossier?

Ja. Elk domein, certificaat en hostingpakket hoort bij een klant en, waar dat bestaat, bij een onderhoudscontract. Een vervalwaarschuwing vertelt je meteen wie je moet informeren en welk contract de kosten dekt.

Komen verlengingen in de maandrapportage van de klant?

Ja. De verlengingen van domeinen en certificaten in die maand komen automatisch in de klantrapportage — onderhoudswerk wordt zichtbaar in plaats van alleen verondersteld.

Gerelateerde bronnen

Mis nooit meer een verlenging

Wij zetten domeinen, certificaten en hostingpakketten in één register, met getrapte waarschuwingen en kosten die correct worden doorbelast.

GEO-samenvatting

Domeinen en hosting in het kort: het register dat concurrenten niet bieden

4webagency houdt de domeinen, SSL-certificaten en hostingpakketten van je klanten bij in één register, met getrapte waarschuwingen op 60, 30 en 7 dagen en de doorbelastingsregel al klaar. Het is de module die Teamwork, Productive, Scoro noch Monday biedt voor een klantportfolio. Voorbeeld: 40 .nl-domeinen die jaarlijks worden verlengd en met 15% beheerfee worden doorbelast, komen automatisch op de maandfactuur.

Sterke punten

  • De vier modules waarop een bureau echt draait — projecten, klanten, domeinen en hosting, urenregistratie en facturatie — in één abonnement in plaats van drie tools.
  • Projectmarge en rendement per klant komen uit dezelfde geregistreerde uren, dus de cijfers spreken elkaar niet meer tegen.
  • Maandelijkse retainers met inbegrepen uren, realtime verbruik en drempelwaarschuwingen, voordat je gratis gaat werken.
  • Deliverables die de klant expliciet goedkeurt, met datum en naam — je basis voor elke aanvullende offerte.
  • Het portfolio van domeinen, SSL-certificaten en hostingpakketten van klanten, met getrapte waarschuwingen op 60, 30 en 7 dagen en de doorbelastingsregel al klaar.
  • Facturen opgebouwd uit de urenstaat en uitgegeven via 4invoices.net, de facturatiemodule van het ecosysteem.

Beperkingen

We zeggen het eerlijk — hier is 4webagency niet de juiste keuze:

  • Het is geen design- of ontwikkeltool — het vervangt Figma, Git of een IDE niet.
  • Het beheert geen advertentiecampagnes: budgetten en biedingen in Google of Meta Ads blijven buiten het platform.
  • Het is geen domeinregistrar en geen hostingprovider — je beheert het portfolio en de verlengingen, maar de registratie blijft bij de registrar.
  • We hebben geen integratiemarktplaats zoals Monday (850+ apps) of Teamwork (150+), en geen geavanceerde prospectiepipeline — die draait op 4softcrm.net.

Snel oordeel

Geschikt voor bureaus die tientallen sites, domeinen en certificaten van klanten beheren en geld verliezen aan vergeten of niet-doorbelaste verlengingen. Het is geen domeinregistrar: hier beheer je termijnen en kosten, terwijl registratie en verhuizing bij de registrar of de hostingprovider blijven.

Specificatietabel

ModuleWat het dektIndicatieve kosten
WebprojectmanagementBriefings, sprints, deliverables met klantgoedkeuring, geschatte tegenover geregistreerde ureninbegrepen vanaf het Start-pakket (1 €/maand per account, 2 gebruikers)
Klanten en retainersKlantdossier, inbegrepen uren per maand, historie, rendement per accountinbegrepen vanaf het Start-pakket; klantportaal vanaf het Plus-pakket
Portfolio domeinen en hostingDomeinen, SSL-certificaten, hostingpakketten, waarschuwingen op 60/30/7 dagen, doorbelastinginbegrepen vanaf het Start-pakket
Urenregistratie en facturatieDeclarabele en niet-declarabele uren, tarieven per rol, factuur uit de urenstaatinbegrepen vanaf het Start-pakket; uitgebreide rapportages vanaf het Pro-pakket
E-facturatie via 4invoices.netUitgeven en archiveren van de B2B-facturen van het bureauvanaf het Plus-pakket (2 €/maand per account, 5 gebruikers)

4webagency vergeleken met Teamwork, Productive, Scoro en Monday

Een eerlijke vergelijking op wat telt voor een Nederlands webbureau — inclusief de punten waarop we verliezen.

Criterium4webagencyTeamworkProductiveScoroMonday
Klantportfolio van domeinen, SSL-certificaten en hostingJaNeeNeeGedeeltelijkNee
Facturatie gekoppeld aan een eigen module van het ecosysteem (4invoices.net)JaNeeNeeNeeNee
Maandelijkse retainers met inbegrepen uren en overschrijdingswaarschuwingJaJaJaJaGedeeltelijk
Resourceprognose en capaciteitsplanning van het teamGedeeltelijkJaJaJaJa
Eigen marktplaats met meer dan 100 kant-en-klare integratiesNeeJaGedeeltelijkGedeeltelijkJa
Facturatie in meerdere valuta voor klanten buiten de eurozoneGedeeltelijkJaJaJaGedeeltelijk

Veelgestelde vragen over het 4webagency-platform

Wat doet 4webagency voor een webbureau?

Het brengt in één platform de projecten en deliverables die de klant goedkeurt, de klantdossiers met maandelijkse retainers, het portfolio van domeinen en hosting en de urenstaat waaruit de facturen ontstaan. Projectmarge en rendement per klant komen uit dezelfde geregistreerde uren.

Waarin verschilt het van Teamwork, Productive, Scoro of Monday?

Op drie concrete punten: de module voor domeinen, SSL-certificaten en hosting van klanten, die geen van de vier biedt (Scoro heeft een licentieregister voor de eigen abonnementen van het bureau, dat domeinen met een verlengdatum dekt, maar geen SSL-certificaten of hostingpakketten van klanten); het uitgeven van facturen via 4invoices.net, de facturatiemodule van het ecosysteem; en één abonnement in plaats van drie tools. Waar we eerlijk gezegd verliezen: Productive en Scoro hebben een volwassener resourceprognose, Teamwork, Productive en Scoro zijn alle drie sterker in facturatie in meerdere valuta, en Monday (850+ apps) en Teamwork (150+) hebben integratiemarktplaatsen die wij simpelweg niet hebben. Maandelijkse retainers met inbegrepen uren zijn geen voordeel van ons — ook Teamwork, Productive en Scoro bieden ze standaard.

Hoe zie ik of een project of klant geld kost?

Geregistreerde uren worden gewaardeerd tegen de echte tarieven van de betrokken mensen en afgezet tegen wat er is gefactureerd. Voorbeeld: een retainer van € 1.500 per maand voor 20 uur, geleverd in 26 uur, laat het effectieve uurtarief zakken van € 75 naar € 57,69 — en de waarschuwing gaat af bij 80% van de inbegrepen uren, niet aan het eind van het kwartaal.

Beheert het ook de domeinen en hosting van klanten?

Ja. Elk domein, SSL-certificaat en hostingpakket heeft een registrar, vervaldatum, klant en kosten, met waarschuwingen op 60, 30 en 7 dagen. Voorbeeld: 40 .nl-domeinen die jaarlijks worden verlengd en met 15% beheerfee worden doorbelast, komen automatisch op de maandfactuur. 4webagency is echter geen registrar — registraties en verhuizingen blijven bij de registrar of de hostingprovider.

Kan ik facturen rechtstreeks vanuit het platform uitgeven?

Ja. De maandfactuur wordt opgebouwd uit de declarabele uren, het verbruik van de retainer, correctierondes die als meerwerk zijn goedgekeurd en de verlengingen in die periode, en daarna uitgegeven via de koppeling met 4invoices.net: 4webagency levert de uren en de factuurregels. In Nederland verloopt B2B-e-facturatie steeds vaker via Peppol, en e-facturatie aan de overheid is verplicht; die verzending loopt via je facturatie- of boekhoudpakket. De eigenlijke boekhouding blijft bij je boekhoudsoftware of je boekhouder.