Hvordan lager jeg månedsrapporter til kundene?
En god månedsrapport beskriver ikke arbeidet, den begrunner det. Én side, de samme delene hver måned, sendt sammen med fakturaen. Med 12 retainerkunder og rapporter skrevet for hånd koster det deg omtrent 8 timer i måneden.
Kort svar
- Hold samme struktur hver måned: timer, leveranser, status for retaineren, hva som kommer.
- Hent timene rett fra timelistene, gruppert per aktivitet, ikke skrevet av fra hukommelsen.
- Vis inkluderte timer i retaineren mot brukte, med differansen godt synlig.
- Ta med leverte leveranser og mottatte godkjenninger med datoer.
- Send rapporten sammen med fakturaen de første dagene i måneden.
Hva sier regelverket (kort)
- Aktivitetsrapporten er dokumentasjon for de fakturerte timene (bokføringsloven).
- Fakturaen for tjenester utstedes etter reglene i merverdiavgiftsloven, med mva bare hvis byrået er mva-registrert.
- Du kan sende fakturaen elektronisk, for eksempel i EHF-format; mellom bedrifter er det ikke obligatorisk i Norge.
- Ikke ta med personopplysninger om tredjepersoner i rapporten uten behandlingsgrunnlag — GDPR gjelder også for vedlegg (EU-forordning 2016/679).
Praktiske eksempler
- Månedlig retainer på 800 € for 20 timer: rapporten viser 26 brukte timer, så den reelle satsen falt fra 40 €/t til 30,8 €/t.
- De 6 timene over retaineren, vist på dag 3 i måneden, kan fortsatt faktureres; oppdaget tre måneder senere kan de aldri det.
- 12 retainerkunder × 40 minutter manuell rapport = 8 timer i måneden bare på rapportering, altså 240 € i ikke-fakturerbart arbeid til 30 € i timen.
Strukturen i en månedsrapport på én side
| Del | Hva den inneholder |
|---|---|
| Timer per aktivitet | Design, utvikling, innhold, møter — med fakturerbar sum |
| Retainer | Inkluderte timer, brukte timer, differansen i begge retninger |
| Leveranser | Hva som er levert og hva kunden har godkjent, med datoer |
| Domener og hosting | Fornyelser denne måneden og hva som utløper de neste 60 dagene |
| Neste måned | Hva det jobbes med og hvilken godkjenning du venter på |
Vanlige feil
- Sende rapporten bare når kunden ber om den — da virker den som en unnskyldning, ikke som en rutine.
- Skrive aktiviteter i stedet for resultater: «vi jobbet med nettstedet» sier ingenting om leveransen.
- Skjule overskridelse av retaineren for å gjøre kunden fornøyd og så betale for den av egen margin.
- Sette sammen rapporten for hånd hver måned selv om timene allerede ligger i timelistene.
Slik hjelper 4webagency
- Månedsrapporten lages fra førte timer og lukkede leveranser, den skrives ikke fra bunnen av.
- Status for retaineren — inkluderte mot brukte timer — vises automatisk, med overskridelsen markert.
- Fornyelser av domener og hosting for måneden står i samme rapport.
- Rapporten går ut sammen med fakturaen som utstedes via 4invoices.net.