Výkaz hodín, ktorý tím naozaj vypĺňa
Výkaz hodín skúšali všetky agentúry; takmer všetky to vzdali, lebo zaberal príliš veľa času. Tu platí jediné pravidlo: jeden riadok musí trvať menej než desať sekúnd. Vyberiete projekt, výstup, hodiny a či sú fakturovateľné — hotovo. Môžete spustiť stopky, alebo vyplniť na konci dňa, z telefónu alebo z prehliadača. Žiadne vymyslené povinné polia a žiadne kategórie, ktorým nikto nerozumie. Výkaz vypĺňaný každý deň, aj odhadom, má nekonečne väčšiu cenu než dokonalý výkaz rekonštruovaný po troch týždňoch.
Fakturovateľné hodiny, interné hodiny a pravda o marži
Nie všetok odpracovaný čas sa fakturuje, a tak je to správne — ale musíte poznať pomer. Každý riadok je označený ako fakturovateľný alebo interný a interné hodiny sa delia do užitočných kategórií: predpredaj a ponuky, administratíva, vzdelávanie, prerábky. Keď vidíte, že 38 % času agentúry nie je fakturovateľných a polovica z toho sú prerábky, máte problém v procese, nie v obchode. Marža sa počíta za skutočné sadzby zapojených ľudí, nie za pohodlný priemer, takže projekt dodaný seniormi prestane vyzerať ziskovo len na papieri.
Faktúra, ktorá vzniká z výkazu hodín
Na konci mesiaca sa faktúra klienta zostaví z už existujúceho výkazu: fakturovateľné hodiny podľa projektu, koľko sa vyčerpalo z mesačného paušálu, revízie schválené ako viacpráce a obnovenia domén, hostingu alebo správy za dané obdobie. Mieru rozpisu volíte podľa klienta — podľa projektu, výstupu alebo osoby. Z toho, čo bol deň skladania tabuliek, sa stane kontrola na pár minút, a zabudnuté hodiny prestanú zostávať nevyfakturované len preto, že si na ne nikto nespomenul.
Paušály, ktoré sa neprekračujú potichu
Vykázané hodiny sa odpočítavajú priamo z mesačného paušálu klienta, v reálnom čase. Zodpovedná osoba kedykoľvek vidí vyčerpané percento a dostane upozornenie pri nastavenom prahu, zvyčajne okolo 80 %. Od tej chvíle sú tri poctivé možnosti: zastavíte prácu do ďalšieho mesiaca, požiadate o schválenie ďalších fakturovateľných hodín, alebo navrhnete vyšší paušál. Všetky tri sú lepšie než východisková možnosť mnohých agentúr — odpracujete 34 hodín na zmluve na 20 a zistíte to na konci štvrťroka.
Uzávierka mesiaca bez naháňania hodín
Pred fakturáciou systém ukáže presne, čo bráni uzávierke: dni bez vykázaných hodín, riadky neschválené zodpovednou osobou, fakturovateľné hodiny na projekte bez zostávajúceho rozpočtu a odovzdané výstupy, ktoré neskončili na žiadnej faktúre. Opravujete zoznam, nehľadáte v konverzáciách. A keďže sa ziskovosť podľa projektu aj klienta počíta z rovnakých hodín, čísla v manažérskom reporte a na faktúre si už neprotirečia.
