Месечни отчети за клиентите на уеб агенцията
Месечният отчет не е любезност — той е документът, който поддържа абонамента жив. Клиент, който всеки месец вижда какво е получил, в шестия месец не пита с какво всъщност се занимавате цял ден. По-долу: какво влиза в месечните отчети за клиентите на една уеб агенция, как да ги автоматизирате от отчетените часове и колко всъщност струва ръчното им съставяне.
Какво влиза в отчета, накратко
- Изразходвани часове спрямо часовете, включени в абонамента, с разликата на видно място.
- Резултати, предадени миналия месец, и тези, които клиентът е одобрил, с дати.
- Какво предстои следващия месец, със срок и отговорник.
- Числата, които интересуват клиента: посещаемост, конверсии, скорост, инциденти.
- Една препоръка, остойностена и оценена в часове — отчетът е и ваш инструмент за допълнителна продажба.
Структура на отчета към абонамент
- Първа страница: изразходвани срещу включени часове и състояние на месечния бюджет.
- Предадени резултати с връзка и дата на одобрение.
- Нефактурируемата работа, която сте свършили така или иначе (поправки, поддръжка) — тук се вижда невидимата стойност.
- Показатели за производителност на сайта: LCP, CLS, достъпност, грешки.
- Домейни, хостинг и сертификати, които изтичат през следващите 90 дни.
- Препоръка на месеца, оценена в часове и остойностена.
Таблица: какво вижда клиентът и на кой въпрос отговаря
Всеки раздел на отчета отговаря на въпрос, който иначе би дошъл по телефона, обикновено три дни след фактурата.
Раздели на месечния отчет и въпросът, на който отговаря всеки
| Раздел | Какво съдържа | На кой въпрос отговаря |
|---|---|---|
| Часове | 20 включени, 26 изразходвани | „Защо получих допълнителна фактура?“ |
| Резултати | Какво е предадено и какво одобрено | „Какво получих този месец?“ |
| План | Какво следва, със срок и отговорник | „Какво ще стане нататък?“ |
| Производителност | LCP, достъпност, грешки | „Наистина ли сайтът е по-добър?“ |
| Изтичане | Домейни и сертификати до 90 дни | „Какво скоро ще трябва да се плати?“ |
Как да го автоматизирате (и колко струва ръчната работа)
Един добър ръчен отчет отнема 40 минути: часовете ги събирате от отчета, резултатите от чата, числата от аналитиката и после всичко пренасяте в презентация.
При 12 клиенти с месечен абонамент това са 8 часа месечно. При 30 € на час са 240 € нефактурируема работа — 2 880 € годишно, повече от всеки абонамент, който би генерирал същите отчети.
Автоматизираният отчет се сглобява сам от данните, които вече имате: часове, отчетени по проект, резултати с дати на одобрение, портфолио от домейни и хостинг. Остава да напишете само препоръката — около 15 минути на клиент, тоест 3 часа месечно вместо 8.
- Генерирайте отчета от отчетените часове и резултатите, а не от екранни снимки.
- Изпращайте го всеки месец в един и същи ден, преди фактурата, а не след нея.
- Поддържайте формата един и същ от месец на месец: сравнимостта е половината от стойността.
- Архивирайте отчетите в картата на клиента — при подновяване те са история.
Чести грешки
- Изпращане на отчета след фактурата: той се превръща в оправдание, а не в информация.
- Четиринайсет графики и нито един извод.
- Закръгляване на часовете надолу, „за да е по-приятно“: губите и пари, и аргумент при подновяване.
- Смяна на формата всеки месец: клиентът не може нищо да сравни.
- Липса на препоръка: отчетът струва време и не носи нов приход.