Отчитане на часове и фактурируеми часове в уеб агенция
В уеб агенцията часът е единица продукция и единственото, което някога стига до фактурата. И все пак повечето агенции не могат да кажат каква част от платените часове е фактурируема. По-долу: как работят отчитането на часове и фактурируемите часове в уеб агенция — степен на натоварване, ставки по роля, път от отчета до фактурата и какво очаква законът в документацията.
От часовете до фактурата, накратко
- Отчитайте времето по проект и резултат, никога по „разни“.
- Отбелязвайте всеки час като фактурируем или нефактурируем веднага при записа, а не в края на месеца.
- Използвайте ставката на ролята, която наистина е свършила работата, а не средната за цялата агенция.
- Одобрете месечния отчет — той става основание за фактурата.
- Издайте фактурата от одобрените часове и я изпратете по електронен път през 4invoices.net.
Степен на натоварване: числото, което никой не изчислява
Натоварването е делът на фактурируемите часове от часовете, които плащате. Изчислявайте го за всеки човек и месец: то показва дали агенцията произвежда, или само е заета.
Пример: един разработчик има 168 платени часа месечно и 96 от тях са фактурируеми — останалото отива за вътрешни срещи, оферти, наемане и обучение. Натоварването е 57 %.
За агенция от осем души с месечни разходи 23 600 € и средна ставка 30 € на час точката на рентабилност е 98 фактурируеми часа на човек, тоест 58 %. При 96 часа губите 560 € месечно — дори всички да работят на пълни обороти.
- Водете нефактурируемите часове по категории: вътрешни, оферти, гаранция, обучение.
- Натоварване над 80 % с месеци не е ефективност — това е непълно отчитане или прегаряне.
- Гаранционните часове (поправки след предаването) са нефактурируеми, но ги присвоявайте на проекта, който ги е породил.
- Офертирането е разход за продажба: измервайте го, за да знаете колко ви струва една спечелена оферта.
Таблица: ставки по роля и какво носят
Средната ставка за цялата агенция скрива точно онова, което трябва да видите: кой е свършил работата. Таблицата показва месечния приход при 100 фактурируеми часа по роля.
Почасова ставка по роля и приход при 100 фактурируеми часа
| Роля | Почасова ставка по ценоразпис | Приход при 100 часа |
|---|---|---|
| Младши | 18 € | 1 800 € |
| Медиор | 30 € | 3 000 € |
| Старши | 40 € | 4 000 € |
| Акаунт мениджър | 36 € | 3 600 € |
| Старши, отчетен по ставка на младши | 18 € фактурирано | 2 200 € загубени |
Документи: Законът за счетоводството и електронната фактура
Фактура, на която пише само „уеб услуги — 2 400 €“, трудно се защитава. Законът за счетоводството изисква всяка стопанска операция да бъде документирана със счетоводен документ, а при фактурираните часове този документ е одобреният месечен отчет на работата.
Данъчният документ по ЗДДС може да се издава и по електронен път; националните системи за електронно фактуриране са само пазарен контекст. Затова фактурата тръгва в структурирана форма през 4invoices.net, а разбивката на часовете остава в документацията на агенцията и в месечния отчет към клиента.
- Към всеки ред от фактурата пазете одобрения отчет — проект, роля, дата, часове.
- Разпишете фактурата по проект или резултат, а не в един празен ред.
- Изпращайте фактурата по електронен път и пазете доказателство за изпращането и съгласие на получателя.
- Пазете часовете и след плащане — при проверка или спор отчетът е единственият ви аргумент.
Чести грешки
- Попълване на отчета в петък по памет: губите от 10 до 20 % от реалните часове.
- Една средна ставка за цялата агенция: никога няма да видите кой работи под ставката.
- Нефактурируеми часове, хвърлени върху проект без категория: проектът изглежда губещ и никой не знае защо.
- Фактуриране по оценки вместо по отчетени часове: разликата става постоянен подарък.
- Отчети, отделени от фактурирането с месечен експорт в CSV — точно там часовете се губят.