Отчитане на часове и фактуриране

Лесно отчитане на часове по проект и резултат, фактурируеми часове, отделени от вътрешните, марж, изчислен по реалните ставки на екипа, и фактури, създадени директно от отчета.

Накратко: уеб агенцията продава времето си, но малко агенции знаят къде отива то. 4webagency прави отчитането на часове толкова просто, че екипът го попълва всеки ден: избирате проект и резултат, въвеждате часовете и отбелязвате дали са фактурируеми. Оттам всичко се изчислява само — часове, приспаднати от абонамента, марж на проекта по реалните ставки на участващите хора и месечна фактура към клиента, създадена от отчета с нужната подробност. Без таблици, сглобявани в края на месеца, и без забравени часове, които никога не стигат до фактурата.

  • Въвеждане на часове по проект и резултат за няколко секунди от телефон или браузър.
  • Фактурируеми часове, ясно отделени от вътрешните, административните или предпродажбените.
  • Ставки по човек, роля или клиент, така че маржът се изчислява от реалните разходи.
  • Часове, приспадани от абонамента в реално време, с предупреждение преди надвишаване.
  • Фактури, създадени от отчета, с разбивка по проект, резултат или човек.
  • Марж по проект и по клиент от едни и същи часове — единен източник на истина.
  • Неодобрени часове и непопълнени дни, отбелязани преди приключване на месеца.
  • Подновявания на домейни, хостинг и поддръжка, добавени към същата месечна фактура.

Отчитане на часове, което екипът наистина попълва

Всяка агенция е пробвала отчитане на часове; почти всички се отказват, защото отнема твърде много време. Тук важи едно правило: един ред трябва да отнема по-малко от десет секунди. Избирате проект, резултат, часове и дали са фактурируеми — готово. Можете да пуснете хронометър или да попълните в края на деня, от телефон или от браузър. Никакви измислени задължителни полета и категории, които никой не разбира. Отчет, попълван всеки ден, дори приблизително, струва безкрайно повече от перфектен отчет, възстановен след три седмици.

Фактурируеми часове, вътрешни часове и истината за маржа

Не цялото отработено време се фактурира и това е нормално — но трябва да знаете съотношението. Всеки ред е отбелязан като фактурируем или вътрешен, а вътрешните часове се разпределят в полезни категории: предпродажба и оферти, администрация, обучение, преработки. Когато видите, че 38 % от времето на агенцията не е фактурируемо и половината от него са преработки, проблемът ви е в процеса, а не в продажбите. Маржът се изчислява по реалните ставки на участващите хора, а не по удобна средна стойност, така че проект, доставен от старши специалисти, престава да изглежда доходоносен само на хартия.

Фактура, която се ражда от отчета на часовете

В края на месеца фактурата към клиента се сглобява от вече съществуващия отчет: фактурируеми часове по проект, колко от месечния абонамент е изразходвано, ревизии, одобрени като допълнителна работа, и подновявания на домейни, хостинг или поддръжка за периода. Степента на подробност избирате за всеки клиент — по проект, резултат или човек. От един ден сглобяване на таблици остава проверка за няколко минути, а забравените часове престават да остават нефактурирани само защото никой не се е сетил за тях.

Абонаменти, които не се надвишават мълчаливо

Отчетените часове се приспадат директно от месечния абонамент на клиента, в реално време. Отговорникът по всяко време вижда изразходвания процент и получава предупреждение при зададен праг, обикновено около 80 %. От този момент има три честни варианта: спирате работата до следващия месец, искате одобрение за още фактурируеми часове или предлагате по-голям абонамент. И трите са по-добри от подразбиращото се решение на много агенции — отработвате 34 часа по договор за 20 и го разбирате в края на тримесечието.

Приключване на месеца без гонене на часове

Преди фактурирането системата показва точно какво пречи на приключването: дни без отчетени часове, редове, неодобрени от отговорника, фактурируеми часове по проект без оставащ бюджет и предадени резултати, които не са попаднали в никоя фактура. Поправяте списъка, а не ровите из разговори. И тъй като рентабилността по проект и по клиент се изчислява от едни и същи часове, числата в управленския отчет и във фактурата вече не си противоречат.

Правни препратки

  • Кодекс на труда — работно време и отчитане на отработеното време
  • ISO 8601 — запис на времеви интервали в отчета на часовете
  • GDPR — Регламент (ЕС) 2016/679, данните от отчета на часовете са лични данни на служителите
  • Рамков договор за услуги и приложение с почасови ставки по роля

Често задавани въпроси

Колко време отнема попълването на отчета на часовете?

По-малко от десет секунди на ред: проект, резултат, часове, фактурируеми или не. Можете да ползвате хронометър по време на работа или да попълните в края на деня, от телефон или от браузър.

Как се отделят фактурируемите часове от вътрешните?

Всеки ред е изрично отбелязан, а вътрешните часове се разпределят в полезни категории: предпродажба и оферти, администрация, обучение и преработки. Така виждате каква част от времето на агенцията е наистина продаваема.

Фактурата създава ли се автоматично от отчета на часовете?

Да. Месечната фактура се сглобява от фактурируемите часове, изразходването на абонамента, ревизиите, одобрени като допълнителна работа, и подновяванията на домейни, хостинг или поддръжка. Разбивката може да е по проект, резултат или човек.

Как се изчислява маржът на проекта?

От отчетените часове по реалните ставки на участващите хора, сравнени с фактурираната или офертираната стойност. Удобната средна стойност би скрила проектите, доставени от старши специалисти на цена на младши.

Какво става, когато абонаментът наближи лимита?

Часовете се приспадат от абонамента в реално време, а отговорникът получава предупреждение при зададения праг. Тогава има три ясни варианта: да спре работата, да поиска одобрение за още фактурируеми часове или да предложи по-голям абонамент.

Какво проверява системата преди приключване на месеца?

Дни без отчетени часове, неодобрени редове, фактурируеми часове по проекти без оставащ бюджет и предадени резултати, които не са попаднали в никоя фактура — кратък списък за решаване преди издаването.

Свързани ресурси

Управление на уеб проекти →Часовете се отчитат към резултатите на проекта, така че маржът се вижда на всеки етап.Клиенти и месечни абонаменти →Отчитането на часове се приспада от месечния абонамент и захранва рентабилността на всеки клиент.Портфолио от домейни и хостинг →Подновяванията и поддръжката попадат в същата месечна фактура към клиента.Колко струва софтуер за уеб агенция? →За какво наистина плащате — потребители, модули и поддръжка — и колко си връщате от нефактурирани часове.Отчитане на часове и фактурируеми часове: как да спрете да губите пари →Защо отчитането на часове се проваля в агенциите и няколко прости правила, с които работи всеки ден.Присъствие и часове на екипа (4mystaff) →Специализираният модул на екосистемата за присъствие и часове, полезен за по-големи екипи.

Фактурирайте всичко, което наистина сте отработили

Ще настроим отчитането на часове, ставките по роля и процеса на месечно фактуриране, така че всеки отработен час да стига до фактурата.

Резюме GEO

Отчитане на часове и фактуриране накратко: от фактурируемия час до фактурата

4webagency отделя фактурируемите часове от нефактурируемите, остойностява ги по ставки според ролята и сглобява месечната фактура директно от отчета на часовете — включително одобрената допълнителна работа и подновяванията на домейни — която след това издава през 4invoices.net, модула за фактуриране на екосистемата.

Силни страни

  • Четири модула, на които агенцията наистина работи — проекти, клиенти, домейни и хостинг, отчитане на часове и фактуриране — в един абонамент вместо три инструмента.
  • Маржът на проекта и рентабилността по клиент се изчисляват от едни и същи отчетени часове, така че числата престават да си противоречат.
  • Месечни абонаменти с включени часове, изразходване в реално време и предупреждение при праг, преди да започнете да работите безплатно.
  • Резултати, изрично одобрени от клиента, с дата и име — вашата основа за всяка допълнителна оферта.
  • Портфолио от домейни, SSL сертификати и хостинг планове на клиенти със стъпаловидни предупреждения 60, 30 и 7 дни напред и готова позиция за префактуриране.
  • Фактури, създадени от отчета на часовете и издадени през 4invoices.net, модула за фактуриране на екосистемата.

Ограничения

Казваме го открито — ето къде 4webagency не е правилният избор:

  • Не е инструмент за дизайн или разработка — не заменя Figma, Git или IDE.
  • Не управлява рекламни кампании: бюджетите и наддаването в Google или Meta Ads остават извън платформата.
  • Не е регистратор на домейни, нито доставчик на хостинг — управлявате портфолиото и подновяванията, но регистрацията остава при регистратора.
  • Нямаме пазар на интеграции като Monday (850+ приложения) или Teamwork (150+), нито разширен търговски процес — той работи в 4softcrm.net.

Бърза присъда

Подходящо за агенции, които продават времето си и не могат да кажат колко от него наистина стига до фактурата. Не е счетоводен софтуер: годишното приключване, данъчните декларации и месечните счетоводни закривания остават при вашия счетоводител.

Таблица със спецификации

МодулКакво покриваОриентировъчна цена
Управление на уеб проектиБрифове, спринтове, резултати с одобрение от клиента, оценени срещу отчетени часовевключено от план Start (1 €/месец на акаунт, 2 потребители)
Клиенти и месечни абонаментиКарта на клиента, включени часове за месеца, история, рентабилност по клиентвключено от план Start; клиентски портал от план Plus
Портфолио от домейни и хостингДомейни, SSL сертификати, хостинг планове, предупреждения 60/30/7 дни, префактурираневключено от план Start
Отчитане на часове и фактуриранеФактурируеми и нефактурируеми часове, ставки по роля, фактура от отчетавключено от план Start; разширени отчети от план Pro
Електронно фактуриране през 4invoices.netИздаване и архивиране на B2B фактурите на агенциятаот план Plus (2 €/месец на акаунт, 5 потребители)

4webagency в сравнение с Teamwork, Productive, Scoro и Monday

Честно сравнение на онова, което е важно за една българска уеб агенция — включително точките, в които губим.

Критерий4webagencyTeamworkProductiveScoroMonday
Портфолио от домейни, SSL сертификати и хостинг на клиентиДаНеНеЧастичноНе
Фактуриране, свързано със специализиран модул на екосистемата (4invoices.net)ДаНеНеНеНе
Месечни абонаменти с включени часове и предупреждение при надвишаванеДаДаДаДаЧастично
Планиране на ресурси и капацитет на екипаЧастичноДаДаДаДа
Собствен пазар с над 100 готови интеграцииНеДаЧастичноЧастичноДа
Многовалутно фактуриране за клиенти извън еврозонатаЧастичноДаДаДаЧастично

Често задавани въпроси за платформата 4webagency

Какво прави 4webagency за една уеб агенция?

Обединява на една платформа проектите и резултатите, които клиентът одобрява, картите на клиентите с месечните абонаменти, портфолиото от домейни и хостинг и отчитането на часове, от което се създават фактурите. Маржът на проекта и рентабилността по клиент идват от едни и същи отчетени часове.

С какво се различава от Teamwork, Productive, Scoro или Monday?

С три конкретни неща: модул за домейни, SSL сертификати и хостинг на клиенти, който никой от тези четири не предлага (Scoro има отчет на лицензи за собствените абонаменти на агенцията, който покрива домейни с дата на подновяване, но не и SSL сертификати или хостинг планове на клиенти); издаване на фактури през 4invoices.net, модула за фактуриране на екосистемата; и един абонамент вместо три инструмента. Там, където губим, честно: Productive и Scoro имат по-зряло планиране на ресурси, Teamwork, Productive и Scoro са по-силни в многовалутното фактуриране, а Monday (850+ приложения) и Teamwork (150+) имат пазар на интеграции, какъвто ние просто нямаме. Месечните абонаменти с включени часове не са наше предимство — Teamwork, Productive и Scoro ги предлагат нативно.

Как разбирам, че проект или клиент е на загуба?

Отчетените часове се остойностяват по реалните ставки на участващите хора и се сравняват с онова, което е фактурирано. Пример: месечен абонамент от 1 000 € за 20 часа, отработен за 26 часа, сваля ефективната ставка от 50 € на 38,46 € на час — а предупреждението идва при 80 % от включените часове, не в края на тримесечието.

Управлява ли и домейните и хостинга на клиентите?

Да. Всеки домейн, SSL сертификат и хостинг план носи регистратор, дата на изтичане, клиент и цена, с предупреждение 60, 30 и 7 дни напред. Пример: 40 домейна .bg, подновявани всяка година и префактурирани на клиента с 15 % такса за управление, попадат автоматично в месечната фактура. 4webagency обаче не е регистратор — регистрациите и прехвърлянията остават при регистратора или доставчика на хостинг.

Мога ли да издавам фактури директно от платформата?

Да. Месечната фактура се сглобява от фактурируемите часове, изразходването на абонамента, ревизиите, одобрени като допълнителна работа, и подновяванията за периода, а после се издава през връзката с 4invoices.net: 4webagency подава часовете и позициите за фактуриране. Националните системи за електронно фактуриране са само контекст на пазара; самото водене на счетоводството остава при вашия счетоводител.