Как да подготвя месечни отчети за клиентите?
Един добър месечен отчет не описва работата, а я обосновава. Една страница, всеки месец едни и същи раздели, изпратена заедно с фактурата. При 12 клиенти с абонамент и ръчно писани отчети това ви струва около 8 часа месечно.
Кратък отговор
- Поддържайте всеки месец една и съща структура: часове, резултати, състояние на абонамента, какво предстои.
- Часовете вземайте директно от отчета, групирани по дейност, а не преписани по памет.
- Покажете часовете, включени в абонамента, срещу изразходваните, с разликата на видно място.
- Добавете предадените резултати и получените одобрения с дати.
- Изпратете отчета заедно с фактурата в първите дни на месеца.
Какво казва законът (накратко)
- Докладът за извършената дейност е документ към фактурираните часове (Закон за счетоводството).
- Фактурата за услуги се издава по ЗДДС, с ДДС само ако агенцията е регистрирана по ЗДДС.
- Фактурата може да се изпрати по електронен път; националните системи за електронно фактуриране са само пазарен контекст.
- Не включвайте в отчета лични данни на трети лица без правно основание — GDPR важи и за приложенията (Регламент (ЕС) 2016/679).
Практически примери
- Месечен абонамент от 800 € за 20 часа: отчетът показва 26 изразходвани часа, така че реалната ставка е паднала от 40 €/ч на 30,8 €/ч.
- Тези 6 часа над абонамента, показани на 3-ия ден от месеца, още могат да бъдат фактурирани; открити три месеца по-късно — вече никога.
- 12 клиенти с абонамент × 40 минути ръчен отчет = 8 часа месечно само за отчети, тоест 240 € нефактурируема работа при 30 € на час.
Структура на месечния отчет на една страница
| Раздел | Какво съдържа |
|---|---|
| Часове по дейности | Дизайн, разработка, съдържание, срещи — с фактурируема сума |
| Абонамент | Включени часове, изразходвани часове, разлика в двете посоки |
| Резултати | Какво е предадено и какво е одобрил клиентът, с дати |
| Домейни и хостинг | Подновявания този месец и какво изтича през следващите 60 дни |
| Следващ месец | По какво се работи и какво одобрение очаквате |
Чести грешки
- Изпращане на отчета само когато клиентът го поиска — тогава изглежда като оправдание, а не като рутина.
- Описване на дейности вместо резултати: „работихме по сайта“ не казва нищо за резултата.
- Скриване на надвишаването на абонамента, за да е доволен клиентът, и после плащането му от собствения ви марж.
- Ръчно сглобяване на отчета всеки месец, макар часовете вече да са в отчета.
Как помага 4webagency
- Месечният отчет се генерира от отчетените часове и приключените резултати, а не се пише от нулата.
- Състоянието на абонамента — включени срещу изразходвани часове — се показва автоматично, с отбелязано надвишаване.
- Подновяванията на домейни и хостинг за съответния месец са в същия отчет.
- Отчетът тръгва заедно с фактурата, издадена през 4invoices.net.