Jak vybrat software pro webovou agenturu
Většina webových agentur si koupí druhý nástroj dřív, než pořádně využije ten první. Výsledkem jsou tři předplatná, která spolu nemluví, a marže projektu, kterou zjistíte až na konečné faktuře. Tento průvodce ukazuje, jak vybrat software pro webovou agenturu: které moduly jsou důležité, co chtít vidět na demu, které varovné signály vás mají zastavit a kdy je levnější nekupovat nic.
Jak vybírat, stručně
- Začněte číslem, které dnes neumíte spočítat: marží na projektu nebo ziskovostí klienta.
- Trvejte na čtyřech základních modulech: projekty, klienti a retainery, výkazy práce s fakturací, domény a hosting.
- Ověřte, že vykázané hodiny se dostanou na fakturu bez ručního exportu — právě na tomto kroku se úspora času buď získá, nebo ztratí.
- Chtějte, aby demo prošlo váš scénář: retainer na 20 hodin, který skončil na 26 hodinách, ne řízenou prohlídku funkcí.
- Porovnejte celkovou cenu za 12 měsíců s předplatnými, která nahradí, ne s nulou.
Čtyři moduly, které hýbou čísly
Agenturní nástroj se neposuzuje podle počtu funkcí, ale podle toho, kolik otázek o penězích uzavře. Tyto čtyři je uzavírají.
- Řízení projektů: zadání, sprinty, výstupy s odpovědnou osobou a termínem, schválení klientem u každého výstupu.
- Správa klientů: karta klienta, měsíční retainer, historie projektů a ziskovost klienta.
- Výkazy práce a fakturace: fakturovatelné a nefakturovatelné hodiny, sazby podle role, cesta od výkazu k faktuře.
- Domény a hosting: portfolio klientů, data expirace, SSL certifikáty, obnovy a přefakturace.
- Měsíční reporty pro klienty generované ze stejných dat — ne ručně skládané do prezentace.
Tabulka: tři samostatné nástroje vs. jedna platforma
Osmičlenná agentura obvykle skončí s projektovým nástrojem za 11 € na uživatele, time trackerem za 7 € na uživatele a fakturačním nástrojem za 25 € měsíčně — zhruba 169 € měsíčně. Předplatná nejsou problém.
Problém je práce mezi nimi. Někdo exportuje hodiny, vloží je do faktury, přepočítá retainer a znovu poskládá měsíční report: tři až čtyři hodiny týdně, asi 15 hodin měsíčně. Při 30 € za hodinu je to 450 € měsíčně — víc než dvojnásobek samotných předplatných.
Tři nástroje vs. jedna platforma, osmičlenná agentura
| Kritérium | Tři samostatné nástroje | Jedna platforma |
|---|---|---|
| Cena předplatného za měsíc | zhruba 169 €, u tří dodavatelů | jedno předplatné, jeden dodavatel |
| Od hodin k faktuře | export do CSV, ruční vkládání, dvojí kontrola | vykázané hodiny se stanou řádky faktury |
| Marže projektu | počítaná v tabulce, po předání | viditelná, dokud projekt běží |
| Domény a hosting | tabulka s daty expirace v hlavě jednoho člověka | portfolio s upozorněním na expiraci a přefakturací |
Co chtít vidět na demu a varovné signály
Dobré demo neukazuje funkce, ale řeší situaci, kterou jste minulý měsíc skutečně zažili. Přineste ji písemně.
- Chtějte vidět retainer za 800 € měsíčně na 20 hodin, přečerpaný na 26 hodin: kde se objeví upozornění a kdo ho dostane?
- Chtějte projít cestu od výkazu k faktuře přímo na obrazovce, s různými sazbami podle role a bez exportu mezi tím.
- Chtějte report ziskovosti klientů za poslední tři měsíce a pak se zeptejte, z jakých přesně dat se počítá.
- Varovný signál: „to jde vyřešit malou automatizací“ u každého propojení mezi moduly.
- Varovný signál: výkazy práce jsou samostatný modul, placený zvlášť, synchronizovaný jednou denně.
- Varovný signál: žádná zmínka o elektronické fakturaci, přestože čeští odběratelé často chtějí fakturu ve formátu ISDOC.
Kdy software pro agenturu nepotřebujete
Upřímně: pod tři až čtyři souběžné projekty a dva lidi porazí každou platformu dobře vedená tabulka. Skutečná cena nového nástroje nikdy není předplatné — je to měsíc, kdy ho tým vyplňuje napůl.
A nepleťte si kategorie. Software pro agenturu nenahradí Figmu, Git ani IDE, nespravuje rozpočty v Google nebo Meta Ads a nevede sklad. Teamwork a Monday mají mnohem větší tržiště integrací, Scoro je silnější ve více měnách a Productive má vyspělejší plánování kapacit. 4webagency má místo toho elektronickou fakturaci přes 4invoices.net, portfolio domén a hostingu klientů — které nenabízí ani jeden z těch čtyř — a jedno předplatné místo tří.
- Jeden velký klient a jeden otevřený projekt: zatím není co porovnávat.
- Žádné sazby podle role a žádné odhady v hodinách: nástroj vám jen ukáže, že nemáte data.
- Nikdo, kdo by držel data v pořádku — výkaz vyplňovaný jednou za dva týdny nevytváří marži, ale fikci.
- Chybí vám obchodní pipeline, ne doručování: to je oblast CRM, ne agenturního nástroje.