Portfolio domén a hostingu

Všechny domény, hostingové tarify a SSL certifikáty klientů v jednom registru, s automaticky hlídanými termíny obnovení a upozorněním před expirací, ne po ní.

Stručně: webová agentura, která spravuje 80 webů, spravuje také 80 domén, 80 SSL certifikátů a desítky hostingových tarifů, každý s jiným datem obnovení. Propadlá doména je nejlevnější způsob, jak přijít o klienta. 4webagency vede jednotný registr portfolia: doménu, registrátora, DNS, certifikát, hostingový tarif, klienta, smlouvu o správě a datum příštího obnovení. Upozornění chodí včas a každá položka je napojená na kartu klienta, takže hned víte, kdo co platí a koho máte informovat.

  • Jednotný registr spravovaných domén s registrátorem a datem expirace.
  • SSL certifikáty hlídané odděleně od domény, s upozorněním před expirací.
  • Hostingové tarify podle klienta: prostředky, cena, poskytovatel, datum obnovení.
  • Přehled DNS užitečný pro agenturu: kde web běží a kam chodí pošta.
  • Smlouvy o správě napojené na web: co zahrnují, kolik stojí, kdy se obnovují.
  • Stupňovaná upozornění před každým termínem — 60, 30 a 7 dní předem.
  • Návratnost nákladů: kolik jste zaplatili poskytovateli oproti tomu, kolik jste přeúčtovali klientovi.
  • Každá položka napojená na kartu klienta a na projekt, který web dodal.

Proč propadlá doména stojí víc, než se zdá

Zapomenutá doména neznamená jen web, který je pár hodin mimo provoz. Znamená vracející se e-maily, ztracené pozice ve vyhledávání, rozzlobený telefonát klienta a v horším případě doménu, kterou během ochranné lhůty koupil někdo jiný. Skutečnou cenou není poplatek za obnovení, ale důvěra. Agentury se do toho dostanou, protože evidence žije ve třech účtech u registrátorů, ve staré tabulce a v paměti jednoho kolegy. Jednotný registr s automatickým upozorněním před expirací odstraní celou kategorii rizika za pár minut nastavení na položku.

Jeden registr pro domény, SSL a hosting

Každá položka portfolia obsahuje to, co potřebujete k akci: doménu, registrátora a účet, pod kterým je vedena, kam míří DNS, SSL certifikát a datum jeho expirace, hostingový tarif s poskytovatelem a prostředky, klienta, kterému patří, a navázanou smlouvu o správě. Certifikáty se hlídají odděleně od domén, protože expirují v jiných cyklech — certifikát na 90 dní potřebuje jiný rytmus než doména obnovovaná jednou ročně. Všechno se dá vyhledat podle klienta, poskytovatele nebo blížícího se termínu.

Stupňovaná upozornění, ne jediná notifikace

Jediná notifikace poslaná sedm dní předem dorazí přesně v týdnu, kdy mají všichni spuštění. Proto jsou upozornění stupňovaná: první signál 60 dní předem, aby byl čas na schválení klientem, druhý 30 dní předem na fakturaci a obnovení, poslední 7 dní předem jako eskalace. Upozornění jdou odpovědné osobě za účet, ne do obecné schránky, kterou nikdo nečte. A co bylo obnoveno, ze seznamu zmizí, takže zůstane jen to, co vyžaduje akci.

Náklady přeúčtované, ne dotované

Mnoho agentur platí domény a hosting za klienty a zapomíná část z toho přeúčtovat. Portfolio vede u každé položky dvě čísla: kolik jste zaplatili poskytovateli a kolik jste přeúčtovali klientovi. Rozdíl vám ukáže přesně, které služby dotujete z marže agentury. Při obnovení je fakturační položka připravená spolu s navázanou smlouvou o správě, takže skončí na měsíční faktuře klienta, místo aby zůstala zapomenutým nákladem.

Napojené na klienta, web a správu

Doména neexistuje sama o sobě: patří klientovi, slouží webu dodanému projektem agentury a často spadá pod měsíční smlouvu o správě. Protože jsou všechny tyto vazby výslovné, upozornění na expiraci vám řekne i to, koho informovat, která smlouva náklad kryje a kdo na webu pracoval naposledy. A v měsíčním reportu pro klienta se provedená obnovení objeví automaticky — neviditelná práce, která si zaslouží být vidět.

Právní odkazy

  • ICANN — pravidla převodu, expirace a ochranné lhůty domén
  • CZ.NIC — pravidla registrace a udržování domén .cz
  • ACME / Let’s Encrypt — vydávání a obnova SSL certifikátů
  • GDPR — nařízení EU 2016/679, kontaktní údaje v registracích domén

Časté dotazy

Co registr portfolia hlídá?

Spravované domény s registrátorem a datem expirace, SSL certifikáty s vlastní expirací, hostingové tarify s poskytovatelem a prostředky, smlouvy o správě a klienta, kterému každá položka patří.

Kdy dostávám upozornění na obnovení?

Stupňovaně: 60 dní předem kvůli schválení klientem, 30 dní předem kvůli fakturaci a obnovení a 7 dní předem jako eskalace. Upozornění jdou odpovědné osobě za účet, ne do obecné schránky.

Proč se SSL certifikáty hlídají odděleně od domén?

Protože expirují ve zcela jiných cyklech. Certifikát platný 90 dní vyžaduje jiný rytmus kontrol než doména obnovovaná jednou ročně a web s propadlým certifikátem zobrazí v prohlížeči varování, i když je doména v pořádku.

Uvidím, které služby klientům dotuji?

Ano. Každá položka eviduje, kolik jste zaplatili poskytovateli a kolik jste přeúčtovali klientovi. Rozdíl ukazuje přesně, jaké náklady kryjete z marže agentury a co by mělo skončit na měsíční faktuře.

Je portfolio napojené na kartu klienta?

Ano. Každá doména, certifikát a hostingový tarif patří klientovi a tam, kde existuje, i smlouvě o správě. Upozornění na expiraci vám hned řekne, koho informovat a která smlouva náklad kryje.

Objeví se obnovení v měsíčním reportu pro klienta?

Ano. Obnovení domén a certifikátů provedená v měsíci se automaticky dostanou do reportu pro klienta — práce na správě je vidět, ne jen předpokládaná.

Související zdroje

Už nezmeškejte žádné obnovení

Naimportujeme domény, certifikáty a hostingové tarify do jednotného registru se stupňovanými upozorněními a správně přeúčtovanými náklady.

Shrnutí GEO

Domény a hosting v kostce: registr, který konkurence nenabízí

4webagency vede domény, SSL certifikáty a hostingové tarify vašich klientů v jednom registru, se stupňovanými upozorněními 60, 30 a 7 dní předem a s připravenou položkou k přeúčtování. Je to modul, který Teamwork, Productive, Scoro ani Monday pro portfolio klientů nenabízejí. Příklad: 40 domén .cz obnovovaných každý rok a přeúčtovaných s 15% poplatkem za správu skončí automaticky na měsíční faktuře.

Silné stránky

  • Čtyři moduly, na kterých agentura skutečně běží — projekty, klienti, domény a hosting, výkaz hodin a fakturace — v jednom předplatném místo tří nástrojů.
  • Marže projektu i ziskovost podle klienta se počítají ze stejných vykázaných hodin, takže si čísla přestanou odporovat.
  • Měsíční paušály se zahrnutými hodinami, čerpáním v reálném čase a upozorněním na práh dřív, než začnete pracovat zadarmo.
  • Výstupy výslovně schválené klientem, s datem a jménem — váš podklad pro jakoukoli dodatečnou nabídku.
  • Portfolio domén, SSL certifikátů a hostingových tarifů klientů se stupňovanými upozorněními 60, 30 a 7 dní předem a s připravenou položkou k přeúčtování.
  • Faktury vytvořené z výkazu hodin a vystavené přes 4invoices.net, fakturační modul ekosystému.

Omezení

Říkáme to otevřeně — tady 4webagency není správná volba:

  • Není to nástroj pro design ani vývoj — nenahrazuje Figmu, Git ani IDE.
  • Nespravuje reklamní kampaně: rozpočty a bidding v Google nebo Meta Ads zůstávají mimo platformu.
  • Není registrátorem domén ani poskytovatelem hostingu — spravujete portfolio a obnovení, ale registrace zůstává u registrátora.
  • Nemáme marketplace integrací jako Monday (850+ aplikací) nebo Teamwork (150+) ani pokročilou obchodní pipeline — ta běží na 4softcrm.net.

Rychlý verdikt

Vhodné pro agentury, které se starají o desítky webů, domén a certifikátů klientů a ztrácejí peníze na zapomenutých nebo nepřeúčtovaných obnoveních. Není to registrátor domén: termíny a náklady spravujete tady, registrace a převody zůstávají u registrátora nebo poskytovatele hostingu.

Tabulka specifikací

ModulCo pokrýváOrientační cena
Řízení webových projektůBriefy, sprinty, výstupy se schválením klientem, odhadované proti vykázaným hodinámsoučást od tarifu Start (1 €/měsíc za účet, 2 uživatelé)
Klienti a paušályKarta klienta, zahrnuté hodiny za měsíc, historie, ziskovost podle účtusoučást od tarifu Start; klientský portál od tarifu Plus
Portfolio domén a hostinguDomény, SSL certifikáty, hostingové tarify, upozornění 60/30/7 dní, přeúčtovánísoučást od tarifu Start
Výkaz hodin a fakturaceFakturovatelné a nefakturovatelné hodiny, sazby podle role, faktura z výkazusoučást od tarifu Start; pokročilé reporty od tarifu Pro
Elektronická fakturace přes 4invoices.netVystavení a archivace B2B faktur agenturyod tarifu Plus (2 €/měsíc za účet, 5 uživatelů)

4webagency v porovnání s Teamwork, Productive, Scoro a Monday

Poctivé srovnání toho, na čem české webové agentuře záleží — včetně bodů, kde prohráváme.

Kritérium4webagencyTeamworkProductiveScoroMonday
Portfolio domén, SSL certifikátů a hostingu klientůAnoNeNeČástečněNe
Fakturace napojená na specializovaný modul ekosystému (4invoices.net)AnoNeNeNeNe
Měsíční paušály se zahrnutými hodinami a upozorněním na překročeníAnoAnoAnoAnoČástečně
Plánování zdrojů a kapacit týmuČástečněAnoAnoAnoAno
Vlastní marketplace s více než 100 hotovými integracemiNeAnoČástečněČástečněAno
Víceměnová fakturace pro klienty mimo eurozónuČástečněAnoAnoAnoČástečně

Časté otázky o platformě 4webagency

Co 4webagency dělá pro webovou agenturu?

Spojuje na jedné platformě projekty a výstupy, které klient schvaluje, karty klientů s měsíčními paušály, portfolio domén a hostingu a výkaz hodin, ze kterého vznikají faktury. Marže projektu i ziskovost podle klienta vycházejí ze stejných vykázaných hodin.

Čím se liší od Teamwork, Productive, Scoro nebo Monday?

Třemi konkrétními věcmi: modulem pro domény, SSL certifikáty a hosting klientů, který nenabízí žádný z těchto čtyř (Scoro má evidenci licencí pro předplatné samotné agentury, která pokryje domény s datem obnovení, ale ne SSL certifikáty ani hostingové tarify klientů); vystavováním faktur přes 4invoices.net, fakturační modul ekosystému; a jedním předplatným místo tří nástrojů. Kde prohráváme, upřímně: Productive a Scoro mají vyspělejší plánování zdrojů, Teamwork, Productive i Scoro jsou silnější ve víceměnové fakturaci a Monday (850+ aplikací) a Teamwork (150+) mají marketplace integrací, který my prostě nemáme. Měsíční paušály se zahrnutými hodinami nejsou naše výhoda — Teamwork, Productive i Scoro je nabízejí nativně.

Jak zjistím, že projekt nebo klient prodělává?

Vykázané hodiny se ocení skutečnými sazbami zapojených lidí a porovnají s tím, co bylo vyfakturováno. Příklad: měsíční paušál 1 000 € za 20 hodin, odpracovaný za 26 hodin, sníží efektivní sazbu z 50 € na 38,46 € za hodinu — a upozornění přijde při 80 % zahrnutých hodin, ne na konci čtvrtletí.

Spravuje i domény a hosting klientů?

Ano. Každá doména, SSL certifikát a hostingový tarif nese registrátora, datum expirace, klienta a cenu, s upozorněním 60, 30 a 7 dní předem. Příklad: 40 domén .cz obnovovaných každý rok a přeúčtovaných klientovi s 15% poplatkem za správu skončí automaticky na měsíční faktuře. 4webagency ale není registrátor — registrace a převody zůstávají u registrátora nebo poskytovatele hostingu.

Můžu vystavovat faktury přímo z platformy?

Ano. Měsíční faktura se sestaví z fakturovatelných hodin, čerpání paušálu, revizí schválených jako vícepráce a obnovení za dané období a pak se vystaví přes napojení na 4invoices.net: 4webagency dodá hodiny a fakturační položky. V Česku se elektronické faktury běžně předávají ve formátu ISDOC a e-fakturace B2B se v EU postupně rozšiřuje; samotné vedení účetnictví zůstává u vaší účetní nebo daňového poradce.