Výkaz hodin a fakturace

Jednoduchý výkaz hodin podle projektu a výstupu, fakturovatelné hodiny oddělené od interních, marže počítaná za skutečné sazby týmu a faktury vytvořené přímo z výkazu.

Stručně: webová agentura prodává svůj čas, ale málokterá agentura ví, kam se poděl. 4webagency dělá výkaz hodin natolik jednoduchý, že ho tým vyplňuje každý den: vyberete projekt a výstup, zapíšete hodiny a označíte, zda jsou fakturovatelné. Odtud se všechno spočítá samo — hodiny odečtené z paušálu, marže projektu za skutečné sazby zapojených lidí i měsíční faktura klienta, vytvořená z výkazu v podrobnosti, jakou si žádá. Bez tabulek skládaných na konci měsíce a bez zapomenutých hodin, které se na fakturu nikdy nedostanou.

  • Zápis hodin podle projektu a výstupu během pár vteřin z telefonu nebo prohlížeče.
  • Fakturovatelné hodiny jasně oddělené od interních, administrativních nebo předprodejních.
  • Sazby podle osoby, role nebo klienta, takže se marže počítá ze skutečných nákladů.
  • Hodiny odečítané z paušálu v reálném čase s upozorněním před překročením.
  • Faktury vytvořené z výkazu s rozpisem podle projektu, výstupu nebo osoby.
  • Marže podle projektu i klienta ze stejných hodin — jediný zdroj pravdy.
  • Neschválené hodiny a nevyplněné dny označené před uzávěrkou měsíce.
  • Obnovení domén, hostingu a správy přidaná na stejnou měsíční fakturu.

Výkaz hodin, který tým opravdu vyplňuje

Výkaz hodin zkoušely všechny agentury; skoro všechny to vzdaly, protože zabíral příliš času. Tady platí jediné pravidlo: jeden řádek musí trvat méně než deset vteřin. Vyberete projekt, výstup, hodiny a zda jsou fakturovatelné — hotovo. Můžete spustit stopky, nebo vyplnit na konci dne, z telefonu nebo z prohlížeče. Žádná vymyšlená povinná pole a žádné kategorie, kterým nikdo nerozumí. Výkaz vyplňovaný každý den, i odhadem, má nekonečně větší cenu než dokonalý výkaz rekonstruovaný po třech týdnech.

Fakturovatelné hodiny, interní hodiny a pravda o marži

Ne všechen odpracovaný čas se fakturuje, a tak je to správně — ale musíte znát poměr. Každý řádek je označený jako fakturovatelný nebo interní a interní hodiny se dělí do užitečných kategorií: předprodej a nabídky, administrativa, vzdělávání, předělávky. Když vidíte, že 38 % času agentury není fakturovatelných a polovina z toho jsou předělávky, máte problém v procesu, ne v obchodu. Marže se počítá za skutečné sazby zapojených lidí, ne za pohodlný průměr, takže projekt dodaný seniory přestane vypadat ziskově jen na papíře.

Faktura, která vzniká z výkazu hodin

Na konci měsíce se faktura klienta sestaví z již existujícího výkazu: fakturovatelné hodiny podle projektu, kolik se vyčerpalo z měsíčního paušálu, revize schválené jako vícepráce a obnovení domén, hostingu nebo správy za dané období. Míru rozpisu volíte podle klienta — podle projektu, výstupu nebo osoby. Z toho, co byl den skládání tabulek, se stane kontrola na pár minut, a zapomenuté hodiny přestanou zůstávat nevyfakturované jen proto, že si na ně nikdo nevzpomněl.

Paušály, které se nepřekračují potichu

Vykázané hodiny se odečítají přímo z měsíčního paušálu klienta, v reálném čase. Odpovědná osoba kdykoli vidí vyčerpané procento a dostane upozornění při nastaveném prahu, obvykle kolem 80 %. Od té chvíle jsou tři poctivé možnosti: zastavíte práci do dalšího měsíce, požádáte o schválení dalších fakturovatelných hodin, nebo navrhnete vyšší paušál. Všechny tři jsou lepší než výchozí možnost mnoha agentur — odpracujete 34 hodin na smlouvě na 20 a zjistíte to na konci čtvrtletí.

Uzávěrka měsíce bez honby za hodinami

Před fakturací systém ukáže přesně, co brání uzávěrce: dny bez vykázaných hodin, řádky neschválené odpovědnou osobou, fakturovatelné hodiny na projektu bez zbývajícího rozpočtu a odevzdané výstupy, které neskončily na žádné faktuře. Opravujete seznam, nehledáte v konverzacích. A protože se ziskovost podle projektu i klienta počítá ze stejných hodin, čísla v manažerském reportu a na faktuře si už neodporují.

Právní odkazy

  • Zákoník práce (zákon č. 262/2006 Sb.) — pracovní doba a evidence odpracované doby
  • ISO 8601 — zápis časových intervalů ve výkazu hodin
  • GDPR — nařízení EU 2016/679, údaje z výkazu hodin jsou osobní údaje zaměstnanců
  • Rámcová smlouva o poskytování služeb a příloha s hodinovými sazbami podle role

Časté dotazy

Kolik času zabere vyplnění výkazu hodin?

Méně než deset vteřin na řádek: projekt, výstup, hodiny, fakturovatelné, či ne. Můžete používat stopky během práce, nebo vyplnit na konci dne, z telefonu nebo z prohlížeče.

Jak se oddělují fakturovatelné hodiny od interních?

Každý řádek je výslovně označený a interní hodiny se dělí do užitečných kategorií: předprodej a nabídky, administrativa, vzdělávání a předělávky. Vidíte tak, jaká část času agentury je skutečně prodejná.

Vytváří se faktura z výkazu hodin automaticky?

Ano. Měsíční faktura se sestaví z fakturovatelných hodin, čerpání paušálu, revizí schválených jako vícepráce a obnovení domén, hostingu nebo správy. Rozpis může být podle projektu, výstupu nebo osoby.

Jak se počítá marže projektu?

Z vykázaných hodin za skutečné sazby zapojených lidí, porovnaných s vyfakturovanou nebo nabídnutou hodnotou. Pohodlný průměr by zakryl projekty dodané seniory za cenu juniorů.

Co se stane, když se paušál blíží limitu?

Hodiny se z paušálu odečítají v reálném čase a odpovědná osoba dostane upozornění při nastaveném prahu. Pak má tři jasné možnosti: zastavit práci, požádat o schválení dalších fakturovatelných hodin, nebo navrhnout vyšší paušál.

Co systém kontroluje před uzávěrkou měsíce?

Dny bez vykázaných hodin, neschválené řádky, fakturovatelné hodiny na projektech bez zbývajícího rozpočtu a odevzdané výstupy, které neskončily na žádné faktuře — krátký seznam k vyřešení před vystavením.

Související zdroje

Fakturujte všechno, co jste skutečně odpracovali

Nastavíme výkaz hodin, sazby podle role a tok měsíční fakturace, aby se každá odpracovaná hodina dostala na fakturu.

Shrnutí GEO

Výkaz hodin a fakturace v kostce: od fakturovatelné hodiny k faktuře

4webagency odděluje fakturovatelné hodiny od nefakturovatelných, oceňuje je sazbami podle role a sestavuje měsíční fakturu přímo z výkazu hodin — včetně schválených víceprací a obnovení domén — kterou pak vystaví přes 4invoices.net, fakturační modul ekosystému.

Silné stránky

  • Čtyři moduly, na kterých agentura skutečně běží — projekty, klienti, domény a hosting, výkaz hodin a fakturace — v jednom předplatném místo tří nástrojů.
  • Marže projektu i ziskovost podle klienta se počítají ze stejných vykázaných hodin, takže si čísla přestanou odporovat.
  • Měsíční paušály se zahrnutými hodinami, čerpáním v reálném čase a upozorněním na práh dřív, než začnete pracovat zadarmo.
  • Výstupy výslovně schválené klientem, s datem a jménem — váš podklad pro jakoukoli dodatečnou nabídku.
  • Portfolio domén, SSL certifikátů a hostingových tarifů klientů se stupňovanými upozorněními 60, 30 a 7 dní předem a s připravenou položkou k přeúčtování.
  • Faktury vytvořené z výkazu hodin a vystavené přes 4invoices.net, fakturační modul ekosystému.

Omezení

Říkáme to otevřeně — tady 4webagency není správná volba:

  • Není to nástroj pro design ani vývoj — nenahrazuje Figmu, Git ani IDE.
  • Nespravuje reklamní kampaně: rozpočty a bidding v Google nebo Meta Ads zůstávají mimo platformu.
  • Není registrátorem domén ani poskytovatelem hostingu — spravujete portfolio a obnovení, ale registrace zůstává u registrátora.
  • Nemáme marketplace integrací jako Monday (850+ aplikací) nebo Teamwork (150+) ani pokročilou obchodní pipeline — ta běží na 4softcrm.net.

Rychlý verdikt

Vhodné pro agentury, které prodávají svůj čas a nedokážou říct, kolik z něj se opravdu dostane na fakturu. Není to účetní software: účetní závěrka, daňová přiznání a měsíční uzávěrky zůstávají u vaší účetní nebo daňového poradce.

Tabulka specifikací

ModulCo pokrýváOrientační cena
Řízení webových projektůBriefy, sprinty, výstupy se schválením klientem, odhadované proti vykázaným hodinámsoučást od tarifu Start (1 €/měsíc za účet, 2 uživatelé)
Klienti a paušályKarta klienta, zahrnuté hodiny za měsíc, historie, ziskovost podle účtusoučást od tarifu Start; klientský portál od tarifu Plus
Portfolio domén a hostinguDomény, SSL certifikáty, hostingové tarify, upozornění 60/30/7 dní, přeúčtovánísoučást od tarifu Start
Výkaz hodin a fakturaceFakturovatelné a nefakturovatelné hodiny, sazby podle role, faktura z výkazusoučást od tarifu Start; pokročilé reporty od tarifu Pro
Elektronická fakturace přes 4invoices.netVystavení a archivace B2B faktur agenturyod tarifu Plus (2 €/měsíc za účet, 5 uživatelů)

4webagency v porovnání s Teamwork, Productive, Scoro a Monday

Poctivé srovnání toho, na čem české webové agentuře záleží — včetně bodů, kde prohráváme.

Kritérium4webagencyTeamworkProductiveScoroMonday
Portfolio domén, SSL certifikátů a hostingu klientůAnoNeNeČástečněNe
Fakturace napojená na specializovaný modul ekosystému (4invoices.net)AnoNeNeNeNe
Měsíční paušály se zahrnutými hodinami a upozorněním na překročeníAnoAnoAnoAnoČástečně
Plánování zdrojů a kapacit týmuČástečněAnoAnoAnoAno
Vlastní marketplace s více než 100 hotovými integracemiNeAnoČástečněČástečněAno
Víceměnová fakturace pro klienty mimo eurozónuČástečněAnoAnoAnoČástečně

Časté otázky o platformě 4webagency

Co 4webagency dělá pro webovou agenturu?

Spojuje na jedné platformě projekty a výstupy, které klient schvaluje, karty klientů s měsíčními paušály, portfolio domén a hostingu a výkaz hodin, ze kterého vznikají faktury. Marže projektu i ziskovost podle klienta vycházejí ze stejných vykázaných hodin.

Čím se liší od Teamwork, Productive, Scoro nebo Monday?

Třemi konkrétními věcmi: modulem pro domény, SSL certifikáty a hosting klientů, který nenabízí žádný z těchto čtyř (Scoro má evidenci licencí pro předplatné samotné agentury, která pokryje domény s datem obnovení, ale ne SSL certifikáty ani hostingové tarify klientů); vystavováním faktur přes 4invoices.net, fakturační modul ekosystému; a jedním předplatným místo tří nástrojů. Kde prohráváme, upřímně: Productive a Scoro mají vyspělejší plánování zdrojů, Teamwork, Productive i Scoro jsou silnější ve víceměnové fakturaci a Monday (850+ aplikací) a Teamwork (150+) mají marketplace integrací, který my prostě nemáme. Měsíční paušály se zahrnutými hodinami nejsou naše výhoda — Teamwork, Productive i Scoro je nabízejí nativně.

Jak zjistím, že projekt nebo klient prodělává?

Vykázané hodiny se ocení skutečnými sazbami zapojených lidí a porovnají s tím, co bylo vyfakturováno. Příklad: měsíční paušál 1 000 € za 20 hodin, odpracovaný za 26 hodin, sníží efektivní sazbu z 50 € na 38,46 € za hodinu — a upozornění přijde při 80 % zahrnutých hodin, ne na konci čtvrtletí.

Spravuje i domény a hosting klientů?

Ano. Každá doména, SSL certifikát a hostingový tarif nese registrátora, datum expirace, klienta a cenu, s upozorněním 60, 30 a 7 dní předem. Příklad: 40 domén .cz obnovovaných každý rok a přeúčtovaných klientovi s 15% poplatkem za správu skončí automaticky na měsíční faktuře. 4webagency ale není registrátor — registrace a převody zůstávají u registrátora nebo poskytovatele hostingu.

Můžu vystavovat faktury přímo z platformy?

Ano. Měsíční faktura se sestaví z fakturovatelných hodin, čerpání paušálu, revizí schválených jako vícepráce a obnovení za dané období a pak se vystaví přes napojení na 4invoices.net: 4webagency dodá hodiny a fakturační položky. V Česku se elektronické faktury běžně předávají ve formátu ISDOC a e-fakturace B2B se v EU postupně rozšiřuje; samotné vedení účetnictví zůstává u vaší účetní nebo daňového poradce.