Kompletní karta každého klienta, měsíční paušály se zahrnutými a vyčerpanými hodinami, historie spolupráce a skutečná ziskovost účtu — bez hledání v e-mailech a tabulkách.
Stručně: webová agentura nežije z projektů, ale ze vztahů, které se obnovují. 4webagency vám dává kompletní kartu každého klienta: kontaktní osoby, smlouvu, měsíční paušál se zahrnutými hodinami, běžící projekty, domény a hosting, které pro něj spravujete, a celou historii požadavků a odevzdání. Nad tím agentura vidí skutečnou ziskovost účtu — kolik vyfakturovala oproti tomu, kolik odpracovala. Zjistíte tak, který klient váš tým drží a který ho vysává, ještě než začnete smlouvu znovu vyjednávat.
V typické agentuře jsou informace o klientovi na pěti místech: smlouva ve složce, paušál v tabulce, konverzace v e-mailech, hesla v dokumentu a projekty v hlavě toho, kdo je vede. Když je ten člověk na dovolené, agentura stojí. Karta klienta shromažďuje všechno: kontaktní osoby, smlouvu, obchodní podmínky, paušál, projekty, domény, hosting a interní poznámky. Kdokoli z týmu se správným oprávněním může účet převzít, aniž by skládal historii od nuly.
Paušál je pro agenturu nejziskovější model a zároveň ten, o který se nejsnáz přichází. Smlouva na 20 hodin měsíčně, na které odpracujete 34, je ztráta, kterou nikdo nevidí až do konce čtvrtletí. Tady má paušál zahrnuté hodiny, vyčerpané hodiny a práh: když se čerpání blíží limitu, odpovědná osoba dostane upozornění a rozhodne — zastaví práci, požádá o schválení dalších hodin, nebo navrhne vyšší paušál. Rozhovor proběhne před prací, ne po faktuře.
Klient s nejvyšší fakturou není automaticky ten nejziskovější. Ziskovost účtu porovnává, kolik jste vyfakturovali, se skutečně odpracovanými hodinami za reálné sazby zapojených lidí, za měsíc i kumulativně od začátku spolupráce. Vidíte účty, které jsou tři měsíce ve ztrátě, ty rostoucí i ty, které by unesly lepší sazbu. Přesně s těmito daty jdete do vyjednávání, místo abyste hádali.
Každá důležitá interakce zůstává na kartě: briefy, odevzdání, schválení, požadavky, reklamace, obchodní rozhodnutí. Když klient řekne „chtěl jsem to už v únoru“, ověříte si to během pár vteřin. Když přebíráte účet po kolegovi, čtete historii místo vyptávání. A na konci měsíce se report pro klienta sestaví z těchto skutečných dat — co bylo odevzdáno, kolik z paušálu se vyčerpalo, co přijde — ne z dokumentu slepovaného ručně poslední večer.
Klient neodchází náhle; odchází pozvolna. Paušál čerpaný jen napůl, čím dál vzácnější požadavky, termíny posouvané klientem, smlouva blížící se konci bez rozhovoru o obnovení — to všechno jsou signály, které agentura vidí příliš pozdě, když dorazí e-mailem. Karta klienta je sbírá do řady upozornění, takže account manager otevře jednání o obnovení dva měsíce předem a s reporty výsledků na stole.
Kontaktní osoby, smlouvu a obchodní podmínky, měsíční paušál se zahrnutými a vyčerpanými hodinami, běžící projekty, domény a hosting spravované pro něj, historii spolupráce a interní poznámky týmu.
Paušál má zahrnuté hodiny na měsíc a výkaz hodin týmu je odečítá v reálném čase. Když se čerpání blíží prahu, odpovědná osoba dostane upozornění a může zastavit práci, požádat o schválení dalších hodin, nebo navrhnout vyšší paušál.
Porovnáte, kolik jste vyfakturovali, s hodinami skutečně odpracovanými pro něj za reálné sazby zapojených lidí. Výsledek vidíte za měsíc i kumulativně od začátku spolupráce, takže víte, které účty rostou a které jdou do ztráty.
Ano. Celá historie účtu — briefy, odevzdání, schválení, požadavky, obchodní rozhodnutí — zůstává na kartě. Předání znamená přečíst historii, ne ji skládat z e-mailů a konverzací.
Ano, ze skutečných dat: co bylo v měsíci odevzdáno, kolik z paušálu se vyčerpalo, které domény a certifikáty se obnovily a co přijde. Zbývá jen doplnit komentář account managera.
Paušál čerpaný příliš rychle nebo příliš málo, klesající počet požadavků, termíny opakovaně posouvané klientem a smlouva blízko konce bez rozhovoru o obnovení — signály, které vám dají čas zasáhnout.
Nastavíme karty klientů a paušály se zahrnutými hodinami, aby byla ziskovost jednotlivých účtů vidět před dalším vyjednáváním.
4webagency vede kartu každého klienta — kontaktní osoby, smlouvu, měsíční paušál se zahrnutými hodinami, projekty za pevnou cenu, spravované domény a kompletní historii — a počítá skutečnou ziskovost účtu: kolik jste vyfakturovali oproti tomu, kolik jste opravdu odpracovali. Příklad: měsíční paušál 1 000 € za 20 hodin, odpracovaný za 26 hodin, sníží efektivní sazbu z 50 € na 38,46 € za hodinu.
Říkáme to otevřeně — tady 4webagency není správná volba:
Vhodné pro agentury, které pracují na měsíční paušály a projekty za pevnou cenu a k obnovení smluv přicházejí s dojmy místo čísel. Nenahrazuje obchodní CRM s automatizací vyhledávání zákazníků — tahle pipeline běží na 4softcrm.net.
| Modul | Co pokrývá | Orientační cena |
|---|---|---|
| Řízení webových projektů | Briefy, sprinty, výstupy se schválením klientem, odhadované proti vykázaným hodinám | součást od tarifu Start (1 €/měsíc za účet, 2 uživatelé) |
| Klienti a paušály | Karta klienta, zahrnuté hodiny za měsíc, historie, ziskovost podle účtu | součást od tarifu Start; klientský portál od tarifu Plus |
| Portfolio domén a hostingu | Domény, SSL certifikáty, hostingové tarify, upozornění 60/30/7 dní, přeúčtování | součást od tarifu Start |
| Výkaz hodin a fakturace | Fakturovatelné a nefakturovatelné hodiny, sazby podle role, faktura z výkazu | součást od tarifu Start; pokročilé reporty od tarifu Pro |
| Elektronická fakturace přes 4invoices.net | Vystavení a archivace B2B faktur agentury | od tarifu Plus (2 €/měsíc za účet, 5 uživatelů) |
Poctivé srovnání toho, na čem české webové agentuře záleží — včetně bodů, kde prohráváme.
| Kritérium | 4webagency | Teamwork | Productive | Scoro | Monday |
|---|---|---|---|---|---|
| Portfolio domén, SSL certifikátů a hostingu klientů | Ano | Ne | Ne | Částečně | Ne |
| Fakturace napojená na specializovaný modul ekosystému (4invoices.net) | Ano | Ne | Ne | Ne | Ne |
| Měsíční paušály se zahrnutými hodinami a upozorněním na překročení | Ano | Ano | Ano | Ano | Částečně |
| Plánování zdrojů a kapacit týmu | Částečně | Ano | Ano | Ano | Ano |
| Vlastní marketplace s více než 100 hotovými integracemi | Ne | Ano | Částečně | Částečně | Ano |
| Víceměnová fakturace pro klienty mimo eurozónu | Částečně | Ano | Ano | Ano | Částečně |
Spojuje na jedné platformě projekty a výstupy, které klient schvaluje, karty klientů s měsíčními paušály, portfolio domén a hostingu a výkaz hodin, ze kterého vznikají faktury. Marže projektu i ziskovost podle klienta vycházejí ze stejných vykázaných hodin.
Třemi konkrétními věcmi: modulem pro domény, SSL certifikáty a hosting klientů, který nenabízí žádný z těchto čtyř (Scoro má evidenci licencí pro předplatné samotné agentury, která pokryje domény s datem obnovení, ale ne SSL certifikáty ani hostingové tarify klientů); vystavováním faktur přes 4invoices.net, fakturační modul ekosystému; a jedním předplatným místo tří nástrojů. Kde prohráváme, upřímně: Productive a Scoro mají vyspělejší plánování zdrojů, Teamwork, Productive i Scoro jsou silnější ve víceměnové fakturaci a Monday (850+ aplikací) a Teamwork (150+) mají marketplace integrací, který my prostě nemáme. Měsíční paušály se zahrnutými hodinami nejsou naše výhoda — Teamwork, Productive i Scoro je nabízejí nativně.
Vykázané hodiny se ocení skutečnými sazbami zapojených lidí a porovnají s tím, co bylo vyfakturováno. Příklad: měsíční paušál 1 000 € za 20 hodin, odpracovaný za 26 hodin, sníží efektivní sazbu z 50 € na 38,46 € za hodinu — a upozornění přijde při 80 % zahrnutých hodin, ne na konci čtvrtletí.
Ano. Každá doména, SSL certifikát a hostingový tarif nese registrátora, datum expirace, klienta a cenu, s upozorněním 60, 30 a 7 dní předem. Příklad: 40 domén .cz obnovovaných každý rok a přeúčtovaných klientovi s 15% poplatkem za správu skončí automaticky na měsíční faktuře. 4webagency ale není registrátor — registrace a převody zůstávají u registrátora nebo poskytovatele hostingu.
Ano. Měsíční faktura se sestaví z fakturovatelných hodin, čerpání paušálu, revizí schválených jako vícepráce a obnovení za dané období a pak se vystaví přes napojení na 4invoices.net: 4webagency dodá hodiny a fakturační položky. V Česku se elektronické faktury běžně předávají ve formátu ISDOC a e-fakturace B2B se v EU postupně rozšiřuje; samotné vedení účetnictví zůstává u vaší účetní nebo daňového poradce.
