Hvordan laver man månedlige rapporter til kunderne?
En god månedsrapport beskriver ikke arbejdet, den begrunder det. Én side, de samme afsnit hver måned, sendt sammen med fakturaen. Med 12 kunder på retainer og rapporter skrevet i hånden koster det dig cirka 8 timer om måneden.
Kort svar
- Hold den samme struktur hver måned: timer, leverancer, retainerens status, hvad der kommer.
- Tag timerne direkte fra tidsregistreringen, grupperet efter aktivitet, ikke skrevet af efter hukommelsen.
- Vis de timer, der er inkluderet i retaineren, mod de forbrugte, med forskellen tydeligt synlig.
- Tilføj afleverede leverancer og modtagne godkendelser med datoer.
- Send rapporten sammen med fakturaen i månedens første dage.
Hvad siger reglerne (kort)
- En aktivitetsrapport er dokumentationen for fakturerede timer (bogføringsloven).
- En faktura for ydelser udstedes efter momsloven, med moms kun hvis bureauet er momsregistreret.
- Du kan sende fakturaen elektronisk; mellem virksomheder er det i Danmark ikke et generelt krav, men over for offentlige kunder sendes den via NemHandel.
- Medtag ikke tredjeparters personoplysninger i rapporten uden retsgrundlag — GDPR gælder også for bilag (EU-forordning 2016/679).
Praktiske eksempler
- Månedlig retainer på 800 € for 20 timer: rapporten viser 26 forbrugte timer, så den reelle sats er faldet fra 40 €/t til 30,8 €/t.
- De 6 timer over retaineren, vist på månedens 3. dag, kan stadig faktureres; opdaget tre måneder senere kan de aldrig.
- 12 kunder på retainer × 40 minutters manuel rapport = 8 timer om måneden bare på rapportering, altså 240 € ikke-fakturerbart arbejde til 30 € i timen.
Strukturen i en månedsrapport på én side
| Afsnit | Hvad det indeholder |
|---|---|
| Timer fordelt på aktiviteter | Design, udvikling, indhold, møder — med en fakturerbar sum |
| Retainer | Inkluderede timer, forbrugte timer, forskellen i begge retninger |
| Leverancer | Hvad der er afleveret, og hvad kunden har godkendt, med datoer |
| Domæner og hosting | Månedens fornyelser og hvad der udløber de næste 60 dage |
| Næste måned | Hvad der arbejdes på, og hvilken godkendelse du venter på |
Almindelige fejl
- At sende rapporten kun, når kunden beder om den — så virker den som en undskyldning, ikke som en rutine.
- At skrive aktiviteter i stedet for resultater: „vi har arbejdet på websitet“ siger intet om en leverance.
- At skjule en overskredet retainer, for at kunden skal være tilfreds, og så betale for den af din egen margin.
- At sætte rapporten sammen i hånden hver måned, selv om timerne allerede ligger i tidsregistreringen.
Sådan hjælper 4webagency
- Månedsrapporten genereres ud fra registrerede timer og lukkede leverancer, den skrives ikke fra bunden.
- Retainerens status — inkluderede mod forbrugte timer — vises automatisk, med en markeret overskridelse.
- Månedens fornyelser af domæner og hosting står i den samme rapport.
- Rapporten går ud sammen med fakturaen, udstedt via 4invoices.net.