Miten asiakkaiden verkkotunnuksia ja hostausta hallitaan?
Verkkotunnusportfolio kasvaa hiljaa: 40 verkkotunnusta ja 15 hostaustiliä ei enää mahdu yhden ihmisen läppärin taulukkoon. Tarvitset rekisterin vanhenemispäivineen, muistutuksineen ja selkeän eteenpäin laskutuksen säännön.
Lyhyt vastaus
- Perusta yksi rekisteri: verkkotunnus, haltija, rekisteröijä, vanhenemispäivä, hostaustili, SSL-varmenne.
- Aseta uusimismuistutukset 60, 30 ja 7 päivää ennen vanhenemista.
- Kirjaa sopimukseen, kuka on verkkotunnuksen haltija: toimisto vai asiakas.
- Laske uusimiskulut eteenpäin sovitulla hallinnointiprosentilla korotettuna.
- Pidä rekisteröijän ja hostauksen tunnukset salasanahallinnassa roolikohtaisella pääsyllä.
Mitä säännöt ja sopimus sanovat
- Yleisillä verkkotunnuksilla (.com, .net) ICANN antaa vanhenemisen jälkeen noin 30 päivän lisäajan, lisämaksusta.
- .fi-verkkotunnuksia hallinnoi Traficom, ja vanhenemisen jälkeisestä lisäajasta määräävät sen säännöt ja rekisteröijän ehdot; rekisteröijät myyvät vuosiuusimisen tyypillisesti noin 8–12 eurolla.
- Terve käytäntö on, että verkkotunnuksen haltija on asiakas ja toimistolla on vain hallinnointioikeudet.
- Rekisteröijän käyttäjätunnukset ja yhteyshenkilö ovat henkilötietoja — säilytä ne GDPR:n (EU:n asetus 2016/679) mukaisesti.
- Asiakkaalle eteenpäin laskutettu uusiminen on palvelu; arvonlisävero lisätään vain, jos toimisto on arvonlisäverovelvollinen (arvonlisäverolaki 1501/1993).
Käytännön esimerkit
- 40 vuosittain noin 10 eurolla uusittavaa .fi-verkkotunnusta on 400 €; 15 %:n hallinnointimaksulla eteenpäin laskutettuna ne tuovat 60 € lisää vuodessa.
- SSL-varmenne, joka vanhenee perjantai-iltana, maksaa kolme tuntia kiireellistä työtä ja asiakkaan, joka soittaa ennen kuin ehdit itse.
- 120 verkkotunnuksen portfolio, jossa kaksi vanhenemista jää huomaamatta vuodessa, tarkoittaa kokonaista työpäivää uusimiseen menetettynä.
Mitä verkkotunnusrekisteri sisältää
| Kenttä | Mitä täytät |
|---|---|
| Haltija | Asiakas tai toimisto, täsmälleen rekisteröijän mukaan |
| Vanheneminen | Tarkka päivämäärä ja muistutus 60, 30 ja 7 päivää etukäteen |
| SSL-varmenne | Myöntäjä ja vanhenemispäivä, seurataan erikseen verkkotunnuksesta |
| Eteenpäin laskutus | Uusimishinta plus hallinnointiprosentti |
Yleisiä virheitä
- Pitää verkkotunnuksia tiedostossa yhden ihmisen läppärillä.
- Jättää verkkotunnus toimiston nimiin ilman mainintaa sopimuksessa — ja sitten asiakas lähtee.
- Uusia automaattisesti ilman eteenpäin laskutusta, jolloin asiakkaan hostauksen maksat omasta katteestasi.
- Seurata verkkotunnusta ja unohtaa SSL-varmenne, joka vanhenee eri aikaan.
Miten 4webagency auttaa
- Kaikkien asiakkaiden verkkotunnusten ja hostauksen portfolio yhdessä rekisterissä.
- Verkkotunnusten ja SSL-varmenteiden vanhenemismuistutukset ennen kuin asiakas soittaa.
- Uusimiset laskutetaan asiakkaalta eteenpäin hallinnointiprosentti automaattisesti lisättynä.
- Rehellisesti: emme ole rekisteröijä — rekisteröinnit ja siirrot jäävät sinun rekisteröijällesi; me hoidamme rekisterin ja uusimiset.