Miten laskea asiakkaan kannattavuus toimistossa?
Asiakkaan kannattavuus ei ole luku laskulla. Se on se, mikä jää jäljelle, kun vähennät tunnit sisäisillä kustannuksilla, alihankkijat ja asiakkaan puolesta maksetut lisenssit. Kaavassa on kolme riviä, ja sen voi laskea joka kuukausi.
Lyhyt vastaus
- Laske yhteen kaikki, minkä laskutit asiakkaalta jaksolta, kuukausisopimus mukaan lukien.
- Vähennä käytetyt tunnit kerrottuna roolin sisäisellä kustannuksella, ei laskutushinnalla.
- Vähennä suorat kulut: alihankkijat, lisenssit, hostaus ja mainonta, jotka maksoit asiakkaan puolesta.
- Jäännös on kate; tuloilla jaettuna se antaa kannattavuuden prosentteina.
- Toista joka kuukausi ja järjestä asiakkaat keskenään — järjestys on tärkeämpi kuin absoluuttinen luku.
Mitä laki sanoo (lyhyesti)
- Laskutetut tunnit tarvitsevat tositteen: tuntikirjauksen tai toimintakertomuksen laskun liitteenä (kirjanpitolaki 1336/1997).
- Palveluihin lisätään arvonlisävero, jos toimisto on arvonlisäverovelvollinen; verovelvollisuuden alarajan alapuolella lasku lähtee ilman arvonlisäveroa (arvonlisäverolaki 1501/1993).
- Laskut voi lähettää sähköisesti Finvoice-muodossa; kaikissa yritysten välisissä laskuissa se ei ole Suomessa pakollista.
- Oikeudet toimituksiin siirtyvät sopimuksen mukaan (tekijänoikeuslaki 404/1961) — maksamaton asiakas ei automaattisesti tule niiden omistajaksi.
Käytännön esimerkit
- 800 € kuukausisopimus 20 tunnille: 26 käytetyllä tunnilla todellinen hinta laskee 40 €/h:sta 30,8 €/h:een.
- Tulojen perusteella suurin asiakas on katteen mukaan kolmas: A tuo 2 400 €, mutta 96 tuntia ja 480 € suoria kuluja jättävät 192 € — 8 %, kun B:llä 42 % ja C:llä 39 %.
Sama toimisto, kolme asiakasta, yksi kuukausi
| Asiakas | Laskutettu | Tunnit × sisäinen kustannus | Suorat kulut | Kate |
|---|---|---|---|---|
| A — kiinteähintainen projekti, joka venyi | 2 400 € | 96 h × 18 € = 1 728 € | 480 € (asiakkaan puolesta maksetut lisenssit ja mainonta) | 192 € — 8 % |
| B — kuukausisopimus | 800 € | 26 h × 18 € = 468 € | 0 € | 332 € — 42 % |
| C — alihankinnalla | 1 600 € | 30 h × 18 € = 540 € | 440 € | 620 € — 39 % |
Yleisiä virheitä
- Pitää laskutushintaa tunnin kustannuksena — silloin jokainen asiakas näyttää kannattavalta.
- Jättää laskuttamattomat tunnit kirjaamatta: puhelut, palaverit, pienet korjaukset, ”vielä yksi muutos”.
- Järjestää asiakkaat tulojen eikä katteen mukaan ja pitää suurinta ajansyöjää.
Miten 4webagency auttaa
- Jokaisella kirjatulla tunnilla on rooli ja sisäinen kustannus, joten kate lasketaan datasta eikä muistista.
- Asiakaskortti näyttää tulot, käytetyt tunnit ja suorat kulut yhdellä sivulla.
- Kuukausisopimukset näyttävät sisältyvät vs. käytetyt tunnit, ja ylityksen näet jo ennen laskutusta.
- Kannattavuutta voi verrata asiakkaiden kesken, joten tiedät, minkä sopimuksen neuvottelet uusiksi jatkokaudella.