Evidencija sati i naplativi sati u web agenciji
U web agenciji je sat jedinica proizvodnje i jedino što ikad dospije na račun. Ipak većina agencija ne zna reći koji je udio plaćenih sati naplativ. U nastavku: kako funkcioniraju evidencija sati i naplativi sati u web agenciji — stopa iskorištenosti, cijene po ulozi, put od evidencije do računa i što se očekuje u dokumentaciji.
Od sati do računa, ukratko
- Evidentirajte vrijeme po projektu i isporuci, nikad na „razno“.
- Svaki sat označite kao naplativ ili nenaplativ odmah pri upisu, a ne na kraju mjeseca.
- Koristite cijenu uloge koja je posao stvarno odradila, a ne prosjek cijele agencije.
- Odobrite mjesečnu evidenciju — ona postaje podloga za račun.
- Izdajte račun iz odobrenih sati i pošaljite ga elektronički preko 4invoices.net.
Stopa iskorištenosti: broj koji nitko ne računa
Iskorištenost je udio naplativih sati u satima koje plaćate. Računajte je po osobi i mjesecu: pokazuje proizvodi li agencija ili je samo zauzeta.
Primjer: programer ima 168 plaćenih sati mjesečno, a 96 ih je naplativo — ostatak odlazi na interne sastanke, ponude, zapošljavanje i edukaciju. Iskorištenost je 57 %.
Za agenciju s osam članova s mjesečnim troškovima od 23.600 € i prosječnom cijenom od 30 € po satu, točka pokrića je 98 naplativih sati po osobi, odnosno 58 %. Uz 96 sati gubite 560 € mjesečno — iako svi rade punom parom.
- Nenaplative sate vodite po kategorijama: interno, ponude, jamstvo, edukacija.
- Iskorištenost iznad 80 % kroz mjesece nije učinak — nepotpuna je evidencija ili izgaranje.
- Jamstveni sati (ispravci nakon predaje) nenaplativi su, ali ih pripišite projektu koji ih je uzrokovao.
- Izrada ponuda trošak je prodaje: mjerite ga da znate koliko vas dobivena ponuda doista košta.
Tablica: cijene po ulozi i što donose
Prosječna cijena cijele agencije skriva upravo ono što trebate vidjeti: tko je posao odradio. Tablica pokazuje mjesečni prihod uz 100 naplativih sati po ulozi.
Satnica po ulozi i prihod uz 100 naplativih sati
| Uloga | Cjenikova satnica | Prihod uz 100 sati |
|---|---|---|
| Junior | 18 € | 1.800 € |
| Medior | 30 € | 3.000 € |
| Senior | 40 € | 4.000 € |
| Account manager | 36 € | 3.600 € |
| Senior evidentiran po juniorskoj cijeni | 18 € fakturirano | 2.200 € izgubljeno |
Dokumentacija: zakon o računovodstvu i elektronički račun
Račun na kojem piše samo „web usluge — 2.400 €“ teško se obrazlaže. Zakon o računovodstvu traži da je svaka poslovna promjena potkrijepljena knjigovodstvenom ispravom, a kod fakturiranih sati tu ulogu ima odobrena mjesečna evidencija rada.
Račun treba izdati u skladu s propisima o porezu na dodanu vrijednost, a u Hrvatskoj se elektronički računi i fiskalizacija sve više uvode kao obveza; pritom pratite važeće propise i savjetujte se s knjigovođom. Zato račun odlazi u strukturiranom obliku preko 4invoices.net, dok raspis sati ostaje u evidenciji agencije i u mjesečnom izvješću za klijenta.
- Uz svaku stavku računa čuvajte odobrenu evidenciju — projekt, uloga, datum, sati.
- Račun razradite po projektu ili isporuci, ne u jedan prazan redak.
- Račun šaljite elektronički i čuvajte dokaz o slanju.
- Sate čuvajte i nakon plaćanja — pri kontroli ili sporu evidencija je vaš jedini argument.
Česte pogreške
- Ispunjavati evidenciju u petak iz sjećanja: gubite 10 do 20 % stvarnih sati.
- Jedna prosječna cijena za cijelu agenciju: nikad nećete vidjeti tko radi ispod cijene.
- Nenaplativi sati bačeni na projekt bez kategorije: projekt izgleda gubitaški, a nitko ne zna zašto.
- Fakturirati iz procjena umjesto iz evidentiranih sati: razlika postaje trajan dar.
- Evidencija odvojena od fakturiranja mjesečnim izvozom u CSV — upravo se ondje sati gube.