Kako odabrati softver za web agenciju
Većina web agencija kupi drugi alat prije nego što dobro iskoristi prvi. Rezultat su tri pretplate koje međusobno ne komuniciraju i marža projekta koju saznate tek na završnom računu. Ovaj vodič pokazuje kako odabrati softver za web agenciju: koji su moduli važni, što tražiti na demo prikazu, koji znakovi upozorenja trebaju zaustaviti kupnju i kada je jeftinije ne kupiti ništa.
Kako odabrati, ukratko
- Počnite brojem koji danas ne možete izračunati: maržom na projektu ili profitabilnošću klijenta.
- Inzistirajte na četiri osnovna modula: projekti, klijenti i paušali, evidencija sati s fakturiranjem, domene i hosting.
- Provjerite da evidentirani sati dospijevaju na račun bez ručnog izvoza — upravo se na tom koraku ušteda vremena ili dobije ili izgubi.
- Zatražite da demo prođe vaš scenarij: paušal od 20 sati koji je završio na 26 sati, a ne vođeni obilazak funkcija.
- Usporedite ukupni trošak za 12 mjeseci s pretplatama koje zamjenjuje, a ne s nulom.
Četiri modula koji pomiču brojke
Alat za agenciju ne ocjenjuje se po broju funkcija, nego po tome koliko pitanja o novcu zatvara. Ovih ih četiri zatvaraju.
- Upravljanje projektima: brief, sprintovi, isporuke s odgovornom osobom i rokom, odobrenje klijenta uz svaku isporuku.
- Upravljanje klijentima: kartica klijenta, mjesečni paušal, povijest projekata i profitabilnost klijenta.
- Evidencija sati i fakturiranje: naplativi i nenaplativi sati, cijene po ulozi, put od evidencije do računa.
- Domene i hosting: portfelj klijenata, datumi isteka, SSL certifikati, obnove i preračunavanje troška.
- Mjesečna izvješća za klijente generirana iz istih podataka — a ne ručno slagana u prezentaciju.
Tablica: tri odvojena alata naspram jedne platforme
Agencija s osam članova obično završi s alatom za projekte od 11 € po korisniku, alatom za praćenje vremena od 7 € po korisniku i alatom za fakturiranje od 25 € mjesečno — otprilike 169 € mjesečno. Pretplate nisu problem.
Problem je rad između njih. Netko izvozi sate, ubacuje ih u račun, preračunava paušal i iznova slaže mjesečno izvješće: tri do četiri sata tjedno, oko 15 sati mjesečno. Uz 30 € po satu to je 450 € mjesečno — više nego dvostruko od samih pretplata.
Tri alata naspram jedne platforme, agencija s osam članova
| Kriterij | Tri odvojena alata | Jedna platforma |
|---|---|---|
| Cijena pretplate mjesečno | otprilike 169 €, kod tri dobavljača | jedna pretplata, jedan dobavljač |
| Od sati do računa | izvoz u CSV, ručno ubacivanje, dvostruka provjera | evidentirani sati postaju stavke računa |
| Marža projekta | računa se u tablici, nakon predaje | vidljiva dok projekt traje |
| Domene i hosting | tablica s datumima isteka u glavi jedne osobe | portfelj s upozorenjem na istek i preračunavanjem |
Što tražiti na demo prikazu i znakovi upozorenja
Dobar demo ne pokazuje funkcije, nego rješava situaciju koju ste prošli mjesec doista doživjeli. Ponesite je napisanu.
- Zatražite da vam pokažu paušal od 800 € mjesečno na 20 sati, prekoračen na 26 sati: gdje se pojavljuje upozorenje i tko ga dobiva?
- Zatražite da prođete put od evidencije do računa izravno na ekranu, s različitim cijenama po ulozi i bez izvoza između.
- Zatražite izvješće o profitabilnosti klijenata za zadnja tri mjeseca, a zatim pitajte iz kojih se točno podataka računa.
- Znak upozorenja: „to se rješava malom automatizacijom“ kod svakog povezivanja između modula.
- Znak upozorenja: evidencija sati zaseban je modul, plaća se posebno i sinkronizira jednom dnevno.
- Znak upozorenja: nikakva riječ o elektroničkom fakturiranju, iako se i u Hrvatskoj sve više traže e-računi.
Kada vam softver za agenciju nije potreban
Iskreno: ispod tri do četiri istodobna projekta i dvije osobe svaku platformu pobjeđuje dobro vođena tablica. Stvarna cijena novog alata nikad nije pretplata — to je mjesec u kojem ga tim ispunjava napola.
I nemojte miješati kategorije. Softver za agenciju ne zamjenjuje Figmu, Git ni IDE, ne upravlja proračunima u Google ili Meta Ads i ne vodi skladište. Teamwork i Monday imaju mnogo veći marketplace integracija, Scoro je jači u više valuta, a Productive ima zrelije planiranje kapaciteta. 4webagency umjesto toga nudi elektroničko fakturiranje preko 4invoices.net, portfelj domena i hostinga klijenata — koji ne nudi nijedan od ta četiri — i jednu pretplatu umjesto tri.
- Jedan veliki klijent i jedan otvoreni projekt: još nema što uspoređivati.
- Nema cijena po ulozi ni procjena u satima: alat će vam samo pokazati da nemate podatke.
- Nema nikoga tko bi održavao podatke urednima — evidencija ispunjavana jednom u dva tjedna ne stvara maržu, nego fikciju.
- Nedostaje vam prodajni lijevak, a ne isporuka: to je područje CRM-a, a ne alata za agenciju.