Evidencija sati koju tim stvarno ispunjava
Evidenciju sati isprobale su sve agencije; gotovo sve su odustale jer je oduzimala previše vremena. Ovdje vrijedi jedno pravilo: jedan redak mora trajati manje od deset sekundi. Odaberete projekt, isporuku, sate i je li naplativo — gotovo. Možete pokrenuti štopericu ili ispuniti na kraju dana, s mobitela ili iz preglednika. Nema izmišljenih obveznih polja ni kategorija koje nitko ne razumije. Evidencija ispunjavana svaki dan, makar približno, beskrajno je vrjednija od savršene evidencije rekonstruirane nakon tri tjedna.
Naplativi sati, interni sati i istina o marži
Ne naplaćuje se sve odrađeno vrijeme, i to je u redu — ali morate znati omjer. Svaki redak označen je kao naplativ ili interni, a interni sati dijele se u korisne kategorije: predprodaja i ponude, administracija, edukacija, ispravci. Kad vidite da 38 % vremena agencije nije naplativo, a polovica toga su ispravci, problem je u procesu, a ne u prodaji. Marža se računa po stvarnim cijenama uključenih ljudi, a ne po udobnom prosjeku, pa projekt koji su isporučili seniori više ne izgleda profitabilno samo na papiru.
Račun koji nastaje iz evidencije sati
Na kraju mjeseca račun klijenta slaže se iz već postojeće evidencije: naplativi sati po projektu, koliko je potrošeno iz mjesečnog paušala, revizije odobrene kao dodatni rad te obnove domena, hostinga ili održavanja za razdoblje. Razinu razrade birate po klijentu — po projektu, isporuci ili osobi. Ono što je bio dan slaganja tablica postaje provjera od nekoliko minuta, a zaboravljeni sati prestaju ostajati nenaplaćeni samo zato što ih se nitko nije sjetio.
Paušali koji se ne prekoračuju tiho
Evidentirani sati oduzimaju se izravno od mjesečnog paušala klijenta, u stvarnom vremenu. Odgovorna osoba u svakom trenutku vidi potrošeni postotak i dobiva upozorenje na postavljenom pragu, obično oko 80 %. Od tog trenutka postoje tri poštene opcije: zaustavite rad do sljedećeg mjeseca, zatražite odobrenje dodatnih naplativih sati ili predložite viši paušal. Sve tri bolje su od zadane opcije mnogih agencija — odradite 34 sata na ugovoru od 20 i to saznate na kraju tromjesečja.
Zaključenje mjeseca bez lova na sate
Prije fakturiranja sustav točno prikazuje što koči zaključenje: dane bez evidentiranih sati, retke koje odgovorna osoba nije odobrila, naplative sate na projektu bez preostalog proračuna i predane isporuke koje nisu završile ni na jednom računu. Ispravljate popis, a ne tražite po razgovorima. I budući da se profitabilnost po projektu i klijentu računa iz istih sati, brojke u izvješću uprave i na računu više si ne proturječe.
