Hoe beheer ik de domeinen en hosting van mijn klanten?
Een domeinportfolio groeit ongemerkt: 40 domeinen en 15 hostingaccounts passen niet meer in een spreadsheet op de laptop van één persoon. Je hebt een overzicht nodig met vervaldata, alerts en een duidelijke regel voor doorbelasting.
Kort antwoord
- Bouw één overzicht: domein, houder, registrar, vervaldatum, hostingaccount, SSL-certificaat.
- Stel verlengingsalerts in op 60, 30 en 7 dagen voor de vervaldatum.
- Leg in het contract vast wie houder van het domein is: het bureau of de klant.
- Belast de verlengingskosten door met een afgesproken beheerpercentage erbovenop.
- Bewaar inloggegevens van registrar en hosting in een wachtwoordkluis, met toegang per rol.
Wat de regels en het contract zeggen
- Voor generieke domeinen (.com, .net) biedt ICANN na het verlopen een herstelperiode van ongeveer 30 dagen, tegen een extra vergoeding.
- Een .nl-domein registreer je via een SIDN-registrar; na opheffing staat het 40 dagen in quarantaine, waarin alleen de laatste houder het kan terughalen.
- Gezonde praktijk: de klant is houder van het domein en het bureau heeft alleen beheerrechten.
- Inloggegevens en de contactpersoon bij de registrar zijn persoonsgegevens — bewaar ze volgens de AVG.
- Een doorbelaste verlenging is een dienst; die draagt btw als het bureau btw-ondernemer is (Wet OB 1968).
Praktijkvoorbeelden
- 40 .nl-domeinen die jaarlijks voor ongeveer € 10 per stuk verlengd worden, kosten € 400; doorbelast met 15% beheerkosten leveren ze € 60 per jaar extra op.
- Een SSL-certificaat dat op vrijdagavond verloopt, kost drie uur spoedwerk en een klant die eerder belt dan jij.
- Een portfolio van 120 domeinen met twee gemiste vervaldata per jaar betekent een volle werkdag herstelwerk.
Wat het domeinoverzicht bevat
| Veld | Wat je invult |
|---|---|
| Houder | De klant of het bureau, precies zoals bij de registrar vermeld |
| Vervaldatum | De exacte datum, met alerts op 60, 30 en 7 dagen |
| SSL-certificaat | Uitgever en vervaldatum, apart van het domein bijgehouden |
| Doorbelasting | De verlengingskosten plus het beheerpercentage |
Veelgemaakte fouten
- De domeinen bijhouden in een bestand op de laptop van één persoon.
- Het domein op naam van het bureau laten staan zonder afspraak in het contract — en dan vertrekt de klant.
- Automatisch verlengen zonder door te belasten, zodat je de hosting van de klant uit je eigen marge betaalt.
- Het domein bijhouden maar het SSL-certificaat vergeten, dat op een andere datum verloopt.
Hoe 4webagency helpt
- Het domein- en hostingportfolio van elke klant in één overzicht.
- Vervalalerts voor domeinen en SSL-certificaten, voordat de klant jou belt.
- Verlengingen doorbelast aan de klant, met het beheerpercentage automatisch toegepast.
- Eerlijk gezegd: we zijn geen registrar — registratie en verhuizingen blijven bij je registrar; wij houden het overzicht en de verlengingen bij.