Welke software gebruiken webbureaus voor projectmanagement?
De meeste webbureaus beginnen met Trello of een spreadsheet, stappen over op Monday, Teamwork, Scoro of Productive en betalen uiteindelijk voor drie tools die niet met elkaar praten. De naam doet er minder toe dan de vraag of de tool briefings koppelt aan geschreven uren en aan de factuur.
Kort antwoord
- Webbureaus gebruiken een algemene projecttool (Monday, Teamwork) of een bureauplatform (Productive, Scoro, 4webagency).
- Een algemene tool bewaart de taken, maar laat je de projectmarge niet zien.
- Een bureauplatform koppelt briefings aan geschreven uren en aan de factuur.
- Voor de Nederlandse markt tellen facturatie in euro en e-facturatie via Peppol.
- Kies op wat je aan het eind wilt zien: voortgang of rendement.
Wat de normen en het contract zeggen
- Leg de acceptatiecriteria van een weboplevering expliciet vast: Core Web Vitals (LCP, CLS, INP) en WCAG 2.2 niveau AA.
- De akkoordverklaring van de klant op een oplevering moet gedateerd en toegewezen blijven — dat is de basis van elk gesprek over scope creep.
- Het auteursrecht op de opleveringen gaat over zoals het contract bepaalt (Auteurswet), meestal na volledige betaling.
- Klantbestanden en -gegevens in de tool vallen onder de AVG, dus toegang geef je per rol.
Praktijkvoorbeelden
- Een bureau van acht mensen met 3 losse tools betaalt 3 abonnementen en verliest ~4 uur per maand aan het afstemmen van uren.
- Een site begroot op 60 uur komt na drie revisierondes op 78 — dat verschil zie je alleen als de uren naast de briefing staan.
Wat elke tool dekt, in het kort
| Software | Waar het sterk is | Wat een Nederlands bureau mist |
|---|---|---|
| Teamwork | Taken, urenregistratie en een grote integratiemarktplaats | Geen domeinportfolio, geen e-facturatie |
| Productive | Resourceplanning en forecasting, verder ontwikkeld dan bij ons | Geen beheer van domeinen en hosting |
| Scoro | Offertes en meerdere valuta, sterker dan bij ons | Geen domeinmodule; wordt snel duur bij veel gebruikers |
| Monday | Zeer flexibel, enorme integratiemarktplaats | Berekent geen projectmarge zonder add-ons |
| 4webagency | Projecten, uren, rendement en domeinen in één account | Geen marktplaats met duizenden integraties |
Veelgemaakte fouten
- De tool kiezen op het aantal integraties in plaats van op de vraag die je beantwoord wilt zien.
- Uren ergens anders bijhouden dan bij de projecten, zodat de marge pas twee maanden na oplevering bekend is.
- Het bureau naar een nieuwe tool verhuizen zonder de retainers mee te nemen en dan twee tools naast elkaar draaien.
Hoe 4webagency helpt
- Briefings, sprints en opleveringen met een eigenaar en een deadline, op dezelfde plek als de geschreven uren.
- Akkoord van de klant op elke oplevering, bewaard met datum en auteur.
- Begrote tegenover verbruikte uren per oplevering, zodat de marge tijdens het project zichtbaar is.
- Verzoeken buiten de scope worden gemarkeerd als meerwerk en gaan naar een offerte, niet naar stille uitvoering.