Gestão de domínios e alojamento dos clientes
O portefólio de domínios e alojamento dos clientes é o serviço mais barato que uma agência vende e o incidente mais caro que pode ter. Um domínio expirado custa-lhe um cliente inteiro; quarenta domínios guardados na cabeça de alguém custam um dia de trabalho por mês. Veja abaixo como é, na prática, a gestão de domínios e alojamento dos clientes — o que o registo contém, como refaturar com transparência e como não perder um domínio.
Manter o portefólio sob controlo, em resumo
- Mantenha um único registo: domínio, registrar, cliente, data de expiração, quem paga.
- Coloque o alojamento e os certificados SSL na mesma lista, com as mesmas datas de expiração.
- Defina alertas a 60, 30 e 7 dias da expiração, dirigidos a uma pessoa concreta.
- Refature o custo ao cliente com uma margem de gestão declarada abertamente, não escondida.
- Mantenha a conta no registrar em nome do cliente, com a agência como administradora.
O que o registo tem de conter
- O nome de domínio, o registrar e a data exata de expiração.
- O cliente titular e o contacto que aprova a renovação.
- O plano de alojamento, o fornecedor, os recursos incluídos e a data de renovação.
- O certificado SSL: tipo, emissor, data de expiração, renovação automática ou manual.
- Quem paga: a agência, com refaturação, ou o cliente diretamente, com o seu próprio cartão.
- Os dados de contacto do titular, tratados segundo o RGPD (Regulamento UE 2016/679) — são dados pessoais, não notas internas.
Tabela: 40 domínios e 18 planos de alojamento
Um portefólio típico de uma pequena agência: 40 domínios .pt, 18 planos de alojamento partilhado e 12 certificados wildcard (os restantes com certificados gratuitos, renovados automaticamente). Os domínios .pt são geridos pelo DNS.pt e os registrars vendem-nos, em regra, entre 15 € e 20 € por ano — contamos 18 € por domínio.
A margem de 15% não é revenda, é pagamento pela administração. Uma hora por domínio por ano são 40 horas, ou seja, 1200 € a 30 € por hora; a margem cobre 493 € desse valor. O resto cobre-se com automação — alertas e renovações num só sítio — não com uma margem maior.
Custo anual vs. refaturado, com margem de gestão de 15%
| Linha | Custo anual | Refaturado ao cliente |
|---|---|---|
| 40 domínios .pt (18 €/ano) | 720 € | 828 € |
| 18 planos de alojamento (96 €/ano) | 1728 € | 1987 € |
| 12 certificados SSL wildcard (70 €/ano) | 840 € | 966 € |
| Total | 3288 € | 3781 € |
O risco de perder um domínio
Um domínio expirado não desaparece de imediato: entra num período em que só o titular o pode recuperar e depois fica disponível para qualquer pessoa. A partir desse momento já não tem um problema técnico — tem uma negociação com quem o registou.
O custo não é a renovação de 18 €. É o site em baixo, o e-mail parado, as posições nos motores de busca perdidas e um cliente sem motivos para voltar a confiar em si. Um incidente destes pode custar uma avença de 800 €/mês — 9600 € por ano.
- Não guarde domínios de clientes numa conta pessoal de registrar associada a uma caixa de correio que só uma pessoa lê.
- Não confie nos e-mails do registrar: chegam a um endereço antigo, ou ao spam.
- Verifique regularmente se a renovação automática está ativa e se há um cartão válido associado.
- Documente, por cliente, quem é o titular da conta e quem pode autorizar uma transferência.
Erros frequentes
- Uma folha de cálculo de uma só pessoa, atualizada quando se lembra.
- Refaturar sem margem: administra 40 domínios de graça.
- Certificados SSL renovados à mão, descobertos expirados pelo cliente e não por si.
- Domínios registados em nome da agência, reclamados pelo cliente à saída.
- Alojamento comprado a cinco fornecedores diferentes: cinco faturas, cinco painéis, cinco palavras-passe.