Registo de horas e horas faturáveis numa agência web
Numa agência web a hora é a unidade de produção e a única coisa que chega à fatura. Ainda assim, a maioria das agências não sabe dizer que parte das horas que paga é faturável. Veja abaixo como funcionam o registo de horas e as horas faturáveis numa agência web — taxa de utilização, tarifas por função, o caminho da folha de horas até à fatura e o que a lei espera que fique arquivado.
Das horas à fatura, em resumo
- Registe o tempo num projeto e num entregável, nunca em «diversos».
- Marque cada hora como faturável ou não faturável no momento do registo, não no fim do mês.
- Aplique a tarifa da função que fez realmente o trabalho, não uma média da agência.
- Aprove a folha de horas mensal — passa a ser o documento de suporte da fatura.
- Gere a fatura a partir das horas aprovadas e emita-a através de software certificado, como o 4invoices.net.
Taxa de utilização: o número que ninguém calcula
A utilização é a parte de horas faturáveis nas horas que paga. Calcule-a por pessoa e por mês: diz-lhe se a agência está a produzir ou apenas ocupada.
Exemplo concreto: um programador tem 168 horas pagas por mês e 96 delas são faturáveis — o resto vai para reuniões internas, orçamentos, recrutamento e formação. A utilização é de 57%.
Para uma agência de 8 pessoas com 23 600 € de custos mensais e uma tarifa média de 30 € por hora, o ponto de equilíbrio são 98 horas faturáveis por pessoa, ou seja, 58%. Com 96 horas perde cerca de 560 € por mês — com todos a trabalhar no limite.
- Organize as horas não faturáveis por categorias: interno, orçamentos, garantia, formação.
- Uma utilização acima de 80% mantida durante meses não é desempenho — é registo incompleto, ou esgotamento.
- As horas de garantia (correções depois da entrega) não são faturáveis, mas atribua-as ao projeto que as causou.
- Orçamentar é um custo de venda: meça-o, para saber quanto lhe custa realmente um orçamento ganho.
Tabela: tarifas por função e o que rendem
Uma tarifa média da agência esconde a única coisa que precisa de ver: quem fez o trabalho. A tabela mostra a receita mensal com 100 horas faturáveis, por função.
Tarifa horária por função e receita com 100 horas faturáveis
| Função | Tarifa horária de tabela | Receita com 100 horas |
|---|---|---|
| Júnior | 18 € | 1800 € |
| Nível intermédio | 30 € | 3000 € |
| Sénior | 40 € | 4000 € |
| Gestor de conta | 36 € | 3600 € |
| Sénior registado à tarifa de júnior | 18 € faturados | 2200 € perdidos |
Documentos de suporte: fiscalidade e faturação certificada
Uma fatura que diz apenas «serviços web — 2400 €» é difícil de defender. O Código do IRC exige que os gastos e rendimentos estejam suportados por documentos e que a contabilidade e os documentos de suporte se conservem durante 10 anos; para as horas faturadas, esse suporte é a folha de horas mensal aprovada.
Em Portugal, as faturas têm de ser emitidas por software certificado pela Autoridade Tributária, com ATCUD e código QR, e comunicadas à AT (SAF-T PT ou e-fatura). Na prática, a fatura sai num formato normalizado, enquanto o detalhe das horas fica nos registos da agência e no relatório mensal ao cliente.
- Guarde a folha de horas aprovada — projeto, função, data, horas — por trás de cada linha de fatura.
- Detalhe a fatura por projeto ou entregável, não numa única linha vazia.
- Emita a fatura em software certificado e confirme a comunicação à AT.
- Conserve as horas também depois do pagamento — numa inspeção ou num litígio, a folha de horas é o seu único argumento.
Erros frequentes
- Preencher a folha de horas à sexta-feira de memória: perde 10% a 20% das horas reais.
- Uma única tarifa média para toda a agência: nunca vê quem trabalha abaixo da tarifa.
- Horas não faturáveis despejadas num projeto sem categoria: o projeto parece não rentável, sem explicação.
- Faturar a partir de estimativas em vez de horas registadas: a diferença torna-se uma oferta permanente.
- Registo de horas separado da faturação por uma exportação CSV mensal — o sítio exato onde as horas desaparecem.