Relatórios mensais para clientes de uma agência web
O relatório mensal não é uma cortesia — é o documento que mantém a avença viva. Um cliente que vê todos os meses o que recebeu não pergunta, ao sexto mês, o que é que a agência faz o dia todo. Veja abaixo o que pertence aos relatórios mensais para clientes de uma agência web, como automatizá-los a partir das horas registadas e quanto custa realmente fazê-los à mão.
O que entra no relatório, em resumo
- Horas consumidas face às horas incluídas na avença, com o desvio bem à vista.
- Os entregáveis enviados no mês passado e os aprovados pelo cliente, com datas.
- O que vem no próximo mês, com prazo e responsável.
- Os números que interessam ao cliente: tráfego, conversões, velocidade, incidentes.
- Uma recomendação, orçamentada e estimada em horas — o relatório é também a sua ferramenta de venda adicional.
A estrutura de um relatório de avença
- Primeira página: horas consumidas vs. horas incluídas e o estado do orçamento mensal.
- Entregáveis enviados, com ligação e data de aprovação.
- Trabalho não faturável que fez na mesma (correções, suporte) — é aqui que se vê o valor invisível.
- Indicadores de desempenho do site: LCP, CLS, disponibilidade, erros.
- Domínios, alojamento e certificados que expiram nos próximos 90 dias.
- A recomendação do mês, estimada em horas e orçamentada.
Tabela: o que o cliente vê e que pergunta fica respondida
Cada secção do relatório responde a uma pergunta que, de outra forma, chega por telefone, normalmente três dias depois da fatura.
As secções do relatório mensal e a pergunta a que cada uma responde
| Secção | O que contém | A pergunta a que responde |
|---|---|---|
| Horas | 20 incluídas, 26 consumidas | «Porque recebi uma fatura extra?» |
| Entregáveis | O que foi enviado e o que foi aprovado | «O que recebi este mês?» |
| Plano | O que vem a seguir, com prazo e responsável | «E agora, o que acontece?» |
| Desempenho | LCP, disponibilidade, erros | «O site está mesmo melhor?» |
| Expirações | Domínios e certificados nos próximos 90 dias | «O que tenho de pagar em breve?» |
Como automatizá-lo (e quanto custa fazê-lo à mão)
Um bom relatório manual leva 40 minutos: junta as horas da folha de horas, os entregáveis do chat, os números do analytics e cola tudo numa apresentação.
Com 12 clientes em avença são 8 horas por mês. A 30 € por hora, 240 € de trabalho não faturável — 2880 € por ano, mais do que qualquer subscrição que gerasse os mesmos relatórios.
Automatizado, o relatório monta-se sozinho a partir de dados que já tem: horas registadas por projeto, entregáveis com datas de aprovação, o portefólio de domínios e alojamento. Resta escrever a recomendação — cerca de 15 minutos por cliente, ou seja, 3 horas por mês em vez de 8.
- Gere o relatório a partir das folhas de horas e dos entregáveis, não de capturas de ecrã.
- Envie-o no mesmo dia de cada mês, antes da fatura, não depois.
- Mantenha o formato igual de mês para mês: a comparabilidade é metade do valor.
- Arquive os relatórios na ficha do cliente — na renovação, são o histórico.
Erros frequentes
- Enviar o relatório depois da fatura: torna-se uma justificação, não informação.
- Catorze gráficos e nenhuma conclusão.
- Arredondar as horas para baixo «para manter o bom ambiente»: perde o dinheiro e o argumento na renovação.
- Mudar o formato todos os meses: o cliente não consegue comparar nada.
- Nenhuma recomendação: o relatório custa tempo e não traz nenhuma nova linha de receita.