Carteira de domínios e alojamento dos clientes

Todos os domínios, planos de alojamento e certificados SSL dos clientes num registo único, com as datas de renovação acompanhadas automaticamente e alertas antes do prazo, não depois.

Em resumo: uma agência web que gere 80 sites gere também 80 domínios, 80 certificados SSL e dezenas de planos de alojamento, cada um com a sua data de renovação. Um domínio expirado é a forma mais barata de perder um cliente. O 4webagency mantém um registo único da carteira: domínio, registrar, DNS, certificado, plano de alojamento, cliente, contrato de manutenção e data da próxima renovação. Os alertas saem a tempo e cada entrada está ligada à ficha do cliente, por isso sabe logo quem paga o quê e quem tem de avisar.

  • Registo único dos domínios geridos, com registrar e data de expiração.
  • Certificados SSL acompanhados separadamente do domínio, com alerta antes de expirarem.
  • Planos de alojamento por cliente: recursos, custo, fornecedor, data de renovação.
  • Dados de DNS úteis à agência: onde está alojado o site, para onde vai o correio.
  • Contratos de manutenção ligados ao site: o que incluem, quanto custam, quando se renovam.
  • Alertas em cascata antes de cada prazo — a 60, 30 e 7 dias.
  • Recuperação de custos: quanto pagou ao fornecedor face ao que refaturou ao cliente.
  • Cada entrada ligada à ficha do cliente e ao projeto que entregou o site.

Porque é que um domínio expirado custa mais do que parece

Um domínio esquecido não produz apenas um site em baixo durante umas horas. Produz e-mails devolvidos, posições perdidas na pesquisa, um telefonema furioso do cliente e, nos piores casos, um domínio comprado por outra pessoa durante o período de graça. O custo real não é a taxa de renovação, é a confiança. As agências chegam aqui porque o inventário vive em três contas de registrar, numa folha de cálculo antiga e na memória de um colega. Um registo único, com alertas automáticos antes da expiração, elimina uma categoria inteira de risco com poucos minutos de configuração por entrada.

Um registo para domínios, SSL e alojamento

Cada entrada da carteira contém o que precisa para agir: o domínio, o registrar e a conta onde está, para onde aponta o DNS, o certificado SSL e a sua data de expiração, o plano de alojamento com fornecedor e recursos, o cliente a quem pertence e o contrato de manutenção associado. Os certificados acompanham-se separadamente dos domínios, porque expiram em ciclos diferentes — um certificado de 90 dias pede um ritmo diferente de um domínio renovado todos os anos. Tudo é pesquisável por cliente, por fornecedor ou por prazo próximo.

Alertas em cascata, não uma única notificação

Uma única notificação enviada sete dias antes chega precisamente na semana em que todos têm um lançamento. Por isso os alertas vão em cascata: o primeiro sinal a 60 dias, para dar tempo à aprovação do cliente, o segundo a 30 dias para a faturação e a renovação, o último a 7 dias como escalonamento. Os alertas vão para o responsável da conta, e não para uma caixa genérica que ninguém lê. E o que já foi renovado sai da lista, para que fique apenas o que exige ação.

Custos recuperados, não subsidiados

Muitas agências pagam domínios e alojamento pelos clientes e esquecem-se de refaturar uma parte. A carteira guarda dois números por entrada: quanto pagou ao fornecedor e quanto refaturou ao cliente. A diferença mostra-lhe exatamente que serviços está a subsidiar com a margem da agência. Na renovação, a linha de faturação já está pronta, juntamente com o contrato de manutenção associado, e vai parar à fatura mensal do cliente em vez de ficar como um custo esquecido.

Ligado ao cliente, ao site e à manutenção

Um domínio não existe sozinho: pertence a um cliente, serve um site entregue num projeto da agência e muitas vezes faz parte de um contrato de manutenção mensal. Como todas estas ligações são explícitas, um alerta de expiração diz-lhe também quem avisar, que contrato cobre o custo e quem trabalhou por último no site. E no relatório mensal do cliente aparecem automaticamente as renovações feitas — um trabalho invisível que merece ser visto.

Referências legais

  • ICANN — regras de transferência, expiração e período de graça dos domínios
  • Associação DNS.PT — regras de registo e manutenção dos domínios .pt
  • ACME / Let’s Encrypt — emissão e renovação dos certificados SSL
  • RGPD — UE 2016/679, os dados de contacto nos registos de domínios

Perguntas frequentes

O que acompanha o registo da carteira?

Os domínios geridos com registrar e data de expiração, os certificados SSL com a sua própria expiração, os planos de alojamento com fornecedor e recursos, os contratos de manutenção e o cliente a quem pertence cada entrada.

Quando recebo os alertas de renovação?

Em cascata: a 60 dias para a aprovação do cliente, a 30 dias para a faturação e a renovação e a 7 dias como escalonamento. Os alertas vão para o responsável da conta, não para uma caixa genérica.

Porque é que os certificados SSL se acompanham separadamente dos domínios?

Porque expiram em ciclos completamente diferentes. Um certificado válido por 90 dias exige um ritmo de verificação diferente de um domínio renovado todos os anos, e um site com o certificado expirado mostra um aviso no navegador mesmo que o domínio esteja em ordem.

Consigo ver que serviços estou a subsidiar aos clientes?

Sim. Cada entrada guarda quanto pagou ao fornecedor e quanto refaturou ao cliente. A diferença mostra exatamente que custos cobre com a margem da agência e o que deveria ir para a fatura mensal.

A carteira liga-se à ficha do cliente?

Sim. Cada domínio, certificado e plano de alojamento pertence a um cliente e, quando existe, a um contrato de manutenção. Um alerta de expiração diz-lhe logo quem avisar e que contrato cobre o custo.

As renovações aparecem no relatório mensal do cliente?

Sim. As renovações de domínios e certificados feitas no mês entram automaticamente no relatório de cliente — o trabalho de manutenção passa a ser visível, e não apenas presumido.

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O 4webagency guarda os domínios, os certificados SSL e os planos de alojamento dos seus clientes num registo único, com alertas em cascata a 60, 30 e 7 dias e a linha de refaturação já pronta. É o módulo que nem o Teamwork, nem o Productive, nem o Scoro, nem o Monday oferecem para uma carteira de clientes. Exemplo: 40 domínios .pt renovados todos os anos, refaturados com uma taxa de gestão de 15%, vão automaticamente para a fatura mensal.

Pontos fortes

  • Os quatro módulos em que uma agência realmente assenta — projetos, clientes, domínios e alojamento, registo de horas e faturação — numa só subscrição, em vez de três ferramentas.
  • A margem do projeto e a rentabilidade por cliente calculam-se a partir das mesmas horas registadas, por isso os números deixam de se contradizer.
  • Avenças mensais com horas incluídas, consumo em tempo real e alertas de limiar, antes de começar a trabalhar de graça.
  • Entregáveis aprovados explicitamente pelo cliente, com data e autor — a sua base para qualquer orçamento adicional.
  • A carteira de domínios, certificados SSL e planos de alojamento dos clientes, com alertas em cascata a 60, 30 e 7 dias e a linha de refaturação já pronta.
  • Faturas geradas a partir da folha de horas e emitidas através do 4invoices.net, o módulo de faturação do ecossistema.

Limitações

Dizemo-lo abertamente — eis onde o 4webagency não é a escolha certa:

  • Não é uma ferramenta de design nem de desenvolvimento — não substitui o Figma, o Git ou um IDE.
  • Não gere campanhas publicitárias: orçamentos e licitações de Google ou Meta Ads ficam fora da plataforma.
  • Não é registrar de domínios nem fornecedor de alojamento — gere a carteira e as renovações, mas o registo fica no registrar.
  • Não temos um marketplace de integrações como o do Monday (850+ apps) ou do Teamwork (150+), nem um funil avançado de prospeção — esse vive no 4softcrm.net.

Veredito rápido

Adequado a agências que acompanham dezenas de sites, domínios e certificados de clientes e perdem dinheiro em renovações esquecidas ou nunca refaturadas. Não é um registrar de domínios: aqui gere prazos e custos, enquanto os registos e as transferências ficam no registrar ou no fornecedor de alojamento.

Tabela de especificações

MóduloO que cobreCusto indicativo
Gestão de projetos webBriefings, sprints, entregáveis com aprovação do cliente, horas estimadas contra horas registadasincluído a partir do plano Start (1 €/mês por conta, 2 utilizadores)
Gestão de clientes e avençasFicha de cliente, horas mensais incluídas, histórico, rentabilidade por containcluído a partir do plano Start; portal do cliente a partir do plano Plus
Carteira de domínios e alojamentoDomínios, certificados SSL, planos de alojamento, alertas a 60/30/7 dias, refaturaçãoincluído a partir do plano Start
Registo de horas e faturaçãoHoras faturáveis e não faturáveis, tarifas por função, fatura a partir da folha de horasincluído a partir do plano Start; relatórios avançados a partir do plano Pro
Faturação eletrónica através do 4invoices.netEmissão e arquivo das faturas B2B da agênciaa partir do plano Plus (2 €/mês por conta, 5 utilizadores)

O 4webagency comparado com Teamwork, Productive, Scoro e Monday

Uma comparação honesta sobre o que conta para uma agência web portuguesa — incluindo os pontos em que perdemos.

Critério4webagencyTeamworkProductiveScoroMonday
Carteira de domínios, certificados SSL e alojamento dos clientesSimNãoNãoParcialNão
Faturação integrada com um módulo dedicado do ecossistema (4invoices.net)SimNãoNãoNãoNão
Avenças mensais com horas incluídas e alerta de derrapagemSimSimSimSimParcial
Previsão de recursos e planeamento da capacidade da equipaParcialSimSimSimSim
Marketplace próprio com mais de 100 integrações prontasNãoSimParcialParcialSim
Faturação multimoeda para clientes fora da zona euroParcialSimSimSimParcial

Perguntas frequentes sobre a plataforma 4webagency

O que faz o 4webagency por uma agência web?

Junta numa única plataforma os projetos e os entregáveis que o cliente aprova, as fichas de cliente com as avenças mensais, a carteira de domínios e alojamento e a folha de horas de onde nascem as faturas. A margem do projeto e a rentabilidade por cliente vêm das mesmas horas registadas.

Em que é diferente do Teamwork, Productive, Scoro ou Monday?

Em três pontos concretos: o módulo para os domínios, certificados SSL e alojamento dos clientes, que nenhum dos quatro oferece (o Scoro tem um registo de licenças para as subscrições da própria agência, que cobre domínios com data de renovação, mas não os certificados SSL nem os planos de alojamento dos clientes); a emissão de faturas através do 4invoices.net, o módulo de faturação do ecossistema; e uma só subscrição em português, em vez de três ferramentas. Onde perdemos, com honestidade: o Productive e o Scoro têm uma previsão de recursos mais madura, o Teamwork, o Productive e o Scoro são todos mais fortes na faturação multimoeda, e o Monday (850+ apps) e o Teamwork (150+) têm marketplaces de integrações que nós simplesmente não temos. As avenças mensais com horas incluídas não são uma vantagem nossa — o Teamwork, o Productive e o Scoro também as oferecem de raiz.

Como vejo se um projeto ou um cliente está a dar prejuízo?

As horas registadas são valorizadas às tarifas reais das pessoas envolvidas e comparadas com o que foi faturado. Exemplo: uma avença mensal de 1000 € por 20 horas, entregue em 26 horas, faz descer a tarifa efetiva de 50 € para 38,46 € por hora — e o alerta dispara aos 80% das horas incluídas, não no fim do trimestre.

Também gere os domínios e o alojamento dos clientes?

Sim. Cada domínio, certificado SSL e plano de alojamento traz consigo o registrar, a data de expiração, o cliente e o custo, com alertas a 60, 30 e 7 dias. Exemplo: 40 domínios .pt renovados todos os anos, refaturados ao cliente com uma taxa de gestão de 15%, vão automaticamente para a fatura mensal. O 4webagency, no entanto, não é registrar — os registos e as transferências ficam no registrar ou no fornecedor de alojamento.

Posso emitir as faturas diretamente a partir da plataforma?

Sim. A fatura mensal constrói-se a partir das horas faturáveis, do consumo da avença, das revisões aprovadas como fora do âmbito e das renovações do período, e é depois emitida através da integração com o 4invoices.net: o 4webagency fornece as horas e as linhas a faturar. Em Portugal, as faturas têm de sair de um programa de faturação certificado, com ATCUD e comunicação SAF-T (PT), e a faturação eletrónica está a ser alargada às relações entre empresas; esse ciclo fica a cargo do seu programa certificado ou do seu contabilista. A contabilidade propriamente dita também fica com o seu contabilista certificado.