Como calculo a rentabilidade de um cliente na minha agência?
A rentabilidade de um cliente não é o valor da fatura. É o que sobra depois de subtrair as horas ao custo interno, os subcontratados e as licenças que paga em nome desse cliente. A fórmula tem três linhas e pode ser feita todos os meses.
Resposta curta
- Some tudo o que faturou a esse cliente no período, incluindo a avença.
- Subtraia as horas consumidas multiplicadas pelo custo interno de cada função, não pela tarifa faturada.
- Subtraia os custos diretos: subcontratados, licenças, alojamento e publicidade paga em nome do cliente.
- O que sobra é a margem; dividida pela receita dá a rentabilidade em percentagem.
- Repita todos os meses e compare os clientes entre si — a ordem importa mais do que o valor absoluto.
O que diz a lei (em resumo)
- As horas faturadas precisam de suporte: uma folha de horas ou um relatório de atividade anexo à fatura.
- Os serviços levam IVA, salvo se a agência estiver no regime de isenção do artigo 53.º do Código do IVA.
- As faturas são emitidas em software certificado, com ATCUD, e comunicadas à Autoridade Tributária.
- Os direitos sobre os entregáveis transmitem-se conforme o contrato (Código do Direito de Autor e dos Direitos Conexos) — um cliente que não pagou não fica dono por defeito.
Exemplos práticos
- Uma avença de 1.000 € por mês para 20 horas: com 26 horas consumidas, a tarifa real desce de 50 €/hora para 38,5 €/hora.
- O maior cliente em receita fica em terceiro em margem: A fatura 3.000 €, mas 96 horas consumidas e 648 € de custos diretos deixam 240 € — 8%, contra 43% em B e 40% em C.
A mesma agência, três clientes, um mês
| Cliente | Faturado | Horas × custo interno | Custos diretos | Margem |
|---|---|---|---|---|
| A — projeto a preço fixo que derrapou | 3.000 € | 96 h × 22 € = 2.112 € | 648 € (licenças e publicidade pagas pelo cliente) | 240 € — 8% |
| B — avença mensal | 1.000 € | 26 h × 22 € = 572 € | 0 € | 428 € — 43% |
| C — com subcontratação | 2.000 € | 30 h × 22 € = 660 € | 550 € | 790 € — 40% |
Erros frequentes
- Usar a tarifa faturada como custo da hora — assim todos os clientes parecem rentáveis.
- Não registar as horas não faturáveis: chamadas, reuniões, pequenas revisões, „só mais um ajuste”.
- Ordenar os clientes pela receita em vez da margem, e manter o que mais tempo consome.
Como a 4webagency ajuda
- Cada hora registada tem uma função e um custo interno, por isso a margem vem dos dados, não da memória.
- A ficha do cliente mostra receita, horas consumidas e custos diretos numa só página.
- As avenças mostram horas incluídas face a consumidas, com o excesso visível antes de faturar.
- A rentabilidade é comparável entre clientes, por isso sabe que contrato renegociar na renovação.