Como faço relatórios mensais para os clientes?
Um bom relatório mensal não descreve o trabalho, justifica-o. Uma página, as mesmas secções todos os meses, enviada com a fatura. Com 12 clientes em avença e relatórios escritos à mão, isso custa cerca de 8 horas por mês.
Resposta curta
- Fixe a mesma estrutura todos os meses: horas, entregáveis, estado da avença, próximos passos.
- Tire as horas diretamente dos registos, agrupadas por atividade, sem as reescrever de memória.
- Mostre as horas incluídas na avença face às consumidas, com a diferença bem visível.
- Acrescente os entregáveis entregues e as aprovações recebidas, com as datas.
- Envie o relatório junto com a fatura, nos primeiros dias do mês.
O que diz a lei (em resumo)
- O relatório de atividade é o documento de suporte das horas que fatura.
- A fatura de serviços segue o Código do IVA, com IVA salvo se a agência estiver no regime de isenção do artigo 53.º.
- A fatura é emitida em software certificado, com ATCUD, e comunicada à Autoridade Tributária.
- Não coloque dados pessoais de terceiros no relatório sem fundamento — o RGPD também abrange os anexos (Regulamento (UE) 2016/679).
Exemplos práticos
- Uma avença de 1.000 € por mês para 20 horas: o relatório mostra 26 horas consumidas, ou seja, a tarifa real caiu de 50 €/hora para 38,5 €/hora.
- Essas 6 horas acima da avença, mostradas no dia 3 do mês, ainda podem ser faturadas; descobertas três meses depois, nunca são.
- 12 clientes em avença × 40 minutos de relatório manual = 8 horas por mês só em relatórios, ou seja, 320 € de trabalho não faturável a 40 € por hora.
A estrutura de um relatório mensal de uma página
| Secção | O que contém |
|---|---|
| Horas por atividade | Design, desenvolvimento, conteúdos, reuniões — com o total faturável |
| Avença | Horas incluídas, horas consumidas, a diferença num sentido ou noutro |
| Entregáveis | O que foi entregue e o que o cliente aprovou, com datas |
| Domínios e alojamento | As renovações do mês e o que expira nos próximos 60 dias |
| Próximo mês | Em que se vai trabalhar e que aprovação está pendente |
Erros frequentes
- Enviar o relatório só quando o cliente pede — assim parece uma desculpa, não uma rotina.
- Escrever atividades em vez de resultados: „trabalhámos no site” não diz nada sobre o entregável.
- Esconder o excesso da avença para não incomodar o cliente, e depois pagá-lo com a sua margem.
- Refazer o relatório à mão todos os meses, apesar de as horas já estarem registadas.
Como a 4webagency ajuda
- O relatório mensal gera-se a partir das horas registadas e dos entregáveis fechados, não se escreve do zero.
- O estado da avença, horas incluídas face a consumidas, aparece automaticamente, com o excesso assinalado.
- As renovações de domínios e alojamento do mês entram no mesmo relatório.
- O relatório segue junto com a fatura emitida através da 4invoices.net.