Jaký software používají webové agentury pro řízení projektů?
Většina webových agentur začíná v Trellu nebo v tabulce, přejde na Monday, Teamwork, Scoro či Productive a nakonec platí tři nástroje, které spolu nemluví. Na názvu záleží méně než na tom, zda nástroj propojí briefy s hodinami a s fakturou.
Stručná odpověď
- Webové agentury používají buď obecný projektový nástroj (Monday, Teamwork), nebo agenturní platformu (Productive, Scoro, 4webagency).
- Obecný nástroj udrží úkoly, ale marži projektu vám neukáže.
- Agenturní platforma propojí briefy s vykázanými hodinami a s fakturou.
- Pro český trh je důležitá fakturace v eurech i korunách a formát ISDOC.
- Vybírejte podle toho, co chcete vidět na konci: postup, nebo ziskovost.
Co říkají standardy a smlouva
- Akceptační kritéria webového výstupu pište výslovně: Core Web Vitals (LCP, CLS, INP) a WCAG 2.2 úrovně AA.
- Schválení výstupu klientem musí zůstat s datem a jménem — je to základ každé debaty o rozšiřování rozsahu.
- Licence k výstupům přechází podle smlouvy (autorský zákon č. 121/2000 Sb.), obvykle po úplném zaplacení.
- Na soubory a data klientů v nástroji se vztahuje GDPR (nařízení EU 2016/679), přístup se proto uděluje podle rolí.
Praktické příklady
- Osmičlenná agentura na 3 oddělených nástrojích platí 3 předplatná a ztrácí ~4 hodiny měsíčně sesouhlasováním hodin.
- Web naceněný na 60 hodin se po třech kolech revizí dostane na 78 — rozdíl uvidíte, jen když hodiny leží vedle briefu.
Co který nástroj pokrývá, stručně
| Software | V čem je silný | Co chybí české agentuře |
|---|---|---|
| Teamwork | Úkoly, výkazy a velký katalog integrací | Žádné portfolio domén |
| Productive | Plánování kapacit a prognózy vyspělejší než naše | Žádná správa domén a hostingu |
| Scoro | Nabídky a více měn silnější než u nás | Žádný modul domén; při mnoha licencích rychle zdražuje |
| Monday | Velmi flexibilní, obrovský katalog integrací | Bez doplňků nespočítá marži projektu |
| 4webagency | Projekty, výkazy, ziskovost a domény v jednom účtu | Žádný katalog s tisíci integrací |
Časté chyby
- Vybírat nástroj podle počtu integrací, ne podle otázky, na kterou potřebujete odpověď.
- Vést hodiny jinde než projekty, takže se marže počítá dva měsíce po předání.
- Převést agenturu do nového nástroje bez paušálů a pak provozovat dva souběžně.
Jak pomáhá 4webagency
- Briefy, sprinty a výstupy s odpovědnou osobou a termínem, na stejném místě jako vykázané hodiny.
- Schválení každého výstupu klientem, uložené s datem a autorem.
- Odhad proti spotřebovaným hodinám u každého výstupu, takže marži vidíte už během projektu.
- Požadavky mimo rozsah se označí jako vícepráce a jdou do nabídky, ne do tichého plnění.