Koji softver web agencije koriste za upravljanje projektima?
Većina web agencija počinje u Trellu ili u tablici, prijeđe na Monday, Teamwork, Scoro ili Productive i na kraju plaća tri alata koji međusobno ne komuniciraju. Naziv je manje važan od toga povezuje li alat briefove sa satima i s računom.
Kratak odgovor
- Web agencije koriste ili opći alat za projekte (Monday, Teamwork) ili agencijsku platformu (Productive, Scoro, 4webagency).
- Opći alat drži zadatke, ali vam ne pokazuje maržu projekta.
- Agencijska platforma povezuje briefove s evidentiranim satima i s računom.
- Za hrvatsko tržište važno je fakturiranje u eurima i mogućnost slanja elektroničkih računa.
- Birajte prema tome što želite vidjeti na kraju: napredak ili profitabilnost.
Što kažu standardi i ugovor
- Kriterije prihvaćanja web isporuke pišite izričito: Core Web Vitals (LCP, CLS, INP) i WCAG 2.2 razina AA.
- Odobrenje isporuke od klijenta mora ostati s datumom i imenom — temelj je svake rasprave o širenju opsega.
- Licencije na isporuke prelaze prema ugovoru (zakon o autorskom pravu), obično nakon potpunog plaćanja.
- Na datoteke i podatke klijenata u alatu primjenjuje se GDPR (Uredba EU 2016/679), pa se pristup dodjeljuje po ulogama.
Praktični primjeri
- Agencija s osam članova na 3 odvojena alata plaća 3 pretplate i gubi ~4 sata mjesečno na usklađivanje sati.
- Web ponuđen za 60 sati nakon tri kruga revizija dođe na 78 — razliku vidite samo ako sati stoje uz brief.
Što koji alat pokriva, ukratko
| Softver | U čemu je jak | Što nedostaje hrvatskoj agenciji |
|---|---|---|
| Teamwork | Zadaci, evidencija sati i velik katalog integracija | Nema portfelja domena |
| Productive | Planiranje kapaciteta i prognoze zrelije od naših | Nema upravljanja domenama i hostingom |
| Scoro | Ponude i više valuta jače nego kod nas | Nema modula za domene; uz mnogo licencija brzo poskupljuje |
| Monday | Vrlo fleksibilan, golem katalog integracija | Bez dodataka ne izračunava maržu projekta |
| 4webagency | Projekti, evidencija sati, profitabilnost i domene na jednom računu | Nema kataloga s tisućama integracija |
Česte pogreške
- Birati alat prema broju integracija, a ne prema pitanju na koje trebate odgovor.
- Voditi sate negdje drugdje nego projekte, pa se marža računa dva mjeseca nakon predaje.
- Prebaciti agenciju u novi alat bez paušala i potom voditi dva paralelno.
Kako pomaže 4webagency
- Briefovi, sprintovi i isporuke s odgovornom osobom i rokom, na istom mjestu kao evidentirani sati.
- Odobrenje svake isporuke od klijenta, spremljeno s datumom i autorom.
- Procjena naspram potrošenih sati uz svaku isporuku, pa maržu vidite već tijekom projekta.
- Zahtjevi izvan opsega označavaju se kao dodatni rad i idu u ponudu, a ne u tiho izvršenje.