Wat kost managementsoftware voor een webbureau?
Managementsoftware voor een webbureau betaal je per maand, per account — niet per gebruiker. Bij 4webagency lopen de abonnementen van webagency-start (€ 1 per maand) tot webagency-premium (€ 8 per maand). Drie dingen bepalen je abonnement: hoeveel gebruikers je nodig hebt, hoeveel actieve klanten en projecten je hebt en of je het domein- en hostingportfolio gebruikt.
Kort antwoord
- Bij 4webagency is de prijs maandelijks en vast per account, niet per gebruiker.
- De abonnementen lopen van € 1 per maand (webagency-start) tot € 8 per maand (webagency-premium).
- Elk abonnement heeft een gebruikerslimiet: 2 bij start, 5 bij plus, 15 bij pro, 50 bij premium.
- Je stapt pas over als je de gebruikerslimiet ontgroeit, niet voor elke extra collega.
- Geen implementatiekosten en geen apart geprijsde domeinmodule — het portfolio zit erbij.
Wat de wet zegt (kort)
- Een softwareabonnement is een dienst; de leverancier rekent btw als hij btw-ondernemer is (Wet OB 1968).
- Facturen gaan steeds vaker elektronisch; Peppol is in Nederland de gangbare route voor e-facturen, bij ons via 4invoices.net.
- De kosten boek je op basis van de factuur, die je 7 jaar bewaart (artikel 52 AWR).
- Klantgegevens die je uploadt vallen onder de AVG, dus je sluit een verwerkersovereenkomst.
Praktijkvoorbeelden
- Een studio van 2 met 9 actieve klanten zit op webagency-start: € 1 per maand, € 12 per jaar, voor het hele account.
- Een bureau van 6 ontgroeit de limiet van 5 en gaat naar webagency-pro: € 4 per maand per account, niet per persoon. Een heel jaar (€ 48) kost minder dan één gedeclareerd uur van € 90.
- 40 .nl-domeinen, verlengd voor ongeveer € 10 per stuk (€ 400) en doorbelast met 15% beheerkosten, leveren € 60 per jaar op — meer dan een jaar abonnement op elk niveau.
Prijs, gebruikerslimiet en voor wie elk abonnement is
| Abonnement | Prijs en gebruikerslimiet | Voor wie |
|---|---|---|
| webagency-start | € 1 per maand, tot 2 gebruikers | Een freelancer of een studio van 2: projecten, briefings, opleveringen, het klantdossier |
| webagency-plus | € 2 per maand, tot 5 gebruikers | Een klein team met retainers: declarabele uren en facturatie met e-factuur via 4invoices.net (vanaf dit abonnement inbegrepen) |
| webagency-pro | € 4 per maand, tot 15 gebruikers | Een bureau met meerdere teams: klantrendement, maandrapportages, het domeinportfolio |
| webagency-premium | € 8 per maand, tot 50 gebruikers | Een groot bureau, een groot domeinportfolio, doorbelast aan de klant |
Veelgemaakte fouten
- Prijzen per gebruiker van andere tools vergelijken en de gebruikerslimiet negeren — die limiet bepaalt het abonnement.
- Het kleinste abonnement nemen en dan merken dat je meer gebruikers nodig hebt dan de limiet toestaat.
- De uren vergeten die elke maand verloren gaan aan handmatige rapportages — dat is de echte kostenpost.
- Verwachten dat bureausoftware Figma of Git vervangt — dat doet het niet, en dat hoort ook niet.
Hoe 4webagency helpt
- Eén abonnement voor projecten, klanten, uren en het domeinportfolio, in plaats van drie tools.
- Een vaste prijs per account: een extra collega verandert de rekening niet zolang je onder de limiet blijft. Het pro-abonnement van € 4 per maand kost minder dan één gedeclareerd uur.
- De projectmarge is zichtbaar terwijl je nog kunt bijsturen, niet pas op de eindfactuur.
- Facturen gaan via 4invoices.net, met e-facturatie vanaf webagency-plus, dus je hoeft geen vierde tool te kopen.