Que software usam as agências web para gerir projetos?
A maioria das agências web começa no Trello ou numa folha de cálculo, passa para o Monday, Teamwork, Scoro ou Productive e acaba a pagar três ferramentas que não comunicam entre si. O nome importa menos do que isto: a ferramenta liga o briefing às horas registadas e à fatura?
Resposta curta
- As agências web usam uma ferramenta genérica de projetos (Monday, Teamwork) ou uma plataforma para agências (Productive, Scoro, 4webagency).
- Uma ferramenta genérica guarda as tarefas, mas não lhe mostra a margem do projeto.
- Uma plataforma para agências liga o briefing às horas registadas e à fatura.
- No mercado português contam a faturação em euros e o circuito de faturas certificado pela AT.
- Escolha pelo que quer ver no fim: o progresso ou a rentabilidade.
O que dizem as normas e o contrato
- Escreva de forma explícita os critérios de aceitação de um entregável web: Core Web Vitals (LCP, CLS, INP) e WCAG 2.2 nível AA.
- A aprovação do cliente num entregável deve ficar datada e atribuída — é a base de qualquer conversa sobre aumento de âmbito.
- Os direitos de autor sobre os entregáveis transmitem-se conforme o contrato (Código do Direito de Autor e dos Direitos Conexos), normalmente após o pagamento integral.
- Os ficheiros e dados dos clientes na ferramenta estão sujeitos ao RGPD (Regulamento (UE) 2016/679), por isso o acesso é dado por função.
Exemplos práticos
- Uma agência de oito pessoas com 3 ferramentas separadas paga 3 subscrições e perde cerca de 4 horas por mês a conciliar horas.
- Um site orçado em 60 horas chega às 78 após três rondas de revisão — só vê a diferença se as horas estiverem ao lado do briefing.
O que cobre cada um, em resumo
| Software | Onde é forte | O que falta a uma agência portuguesa |
|---|---|---|
| Teamwork | Tarefas, registo de horas e um grande mercado de integrações | Sem portefólio de domínios, sem ligação à faturação certificada |
| Productive | Planeamento de recursos e previsões mais maduros do que os nossos | Sem gestão de domínios e alojamento |
| Scoro | Orçamentos e multimoeda mais fortes do que os nossos | Sem módulo de domínios; fica caro com muitos lugares |
| Monday | Muito flexível, enorme mercado de integrações | Não calcula a margem do projeto sem extras |
| 4webagency | Projetos, horas, rentabilidade e domínios numa só conta | Sem mercado com milhares de integrações |
Erros frequentes
- Escolher a ferramenta pelo número de integrações e não pela pergunta a que precisa de responder.
- Guardar as horas fora dos projetos, e calcular a margem dois meses depois da entrega.
- Mudar a agência para uma nova ferramenta sem mudar as avenças, e acabar com duas em paralelo.
Como a 4webagency ajuda
- Briefings, sprints e entregáveis com responsável e prazo, no mesmo sítio das horas registadas.
- A aprovação do cliente em cada entregável fica guardada com data e autor.
- Horas estimadas face a horas consumidas por entregável, para a margem aparecer durante o projeto.
- Os pedidos fora de âmbito ficam marcados como extras e seguem para orçamento, não para execução silenciosa.