Jak připravit měsíční reporty pro klienty?
Dobrý měsíční report práci nepopisuje, ale zdůvodňuje. Jedna stránka, každý měsíc stejné oddíly, odeslaná spolu s fakturou. S 12 paušálními klienty a ručně psanými reporty vás to stojí asi 8 hodin měsíčně.
Stručná odpověď
- Držte každý měsíc stejnou strukturu: hodiny, výstupy, stav paušálu, co bude dál.
- Hodiny berte přímo z výkazů, seskupené podle činnosti, ne přepsané z paměti.
- Ukažte hodiny zahrnuté v paušálu proti spotřebovaným, s rozdílem na očích.
- Přidejte předané výstupy a přijatá schválení s daty.
- Report pošlete spolu s fakturou v prvních dnech měsíce.
Co říká zákon (stručně)
- Zpráva o činnosti je dokladem k fakturovaným hodinám (zákon č. 563/1991 Sb.).
- Faktura za služby se vystavuje podle zákona o DPH (č. 235/2004 Sb.), s DPH jen tehdy, je-li agentura plátcem.
- Fakturu můžete poslat elektronicky ve formátu ISDOC; pro B2B to v Česku zatím povinné není.
- Nedávejte do reportu osobní údaje třetích osob bez právního základu — GDPR platí i pro přílohy (nařízení EU 2016/679).
Praktické příklady
- Měsíční paušál 800 € na 20 hodin: report ukáže 26 spotřebovaných hodin, takže skutečná sazba klesla ze 40 €/h na 30,8 €/h.
- Těch 6 hodin nad paušál, ukázaných 3. den v měsíci, se ještě dá vyfakturovat; objevených o tři měsíce později už nikdy.
- 12 paušálních klientů × 40 minut ručního reportu = 8 hodin měsíčně jen na reporting, tedy 240 € nefakturovatelné práce při 30 € za hodinu.
Struktura měsíčního reportu na jednu stránku
| Oddíl | Co obsahuje |
|---|---|
| Hodiny podle činností | Design, vývoj, obsah, schůzky — s fakturovatelným součtem |
| Paušál | Zahrnuté hodiny, spotřebované hodiny, rozdíl oběma směry |
| Výstupy | Co bylo předáno a co klient schválil, s daty |
| Domény a hosting | Obnovy tohoto měsíce a co vyprší v příštích 60 dnech |
| Příští měsíc | Na čem se pracuje a na jaké schválení čekáte |
Časté chyby
- Posílat report, jen když si o něj klient řekne — pak působí jako výmluva, ne jako rutina.
- Psát činnosti místo výsledků: „pracovali jsme na webu“ o výstupu nic neříká.
- Skrývat přečerpání paušálu, aby byl klient spokojený, a pak ho platit ze své marže.
- Skládat report každý měsíc ručně, i když hodiny už jsou ve výkazech.
Jak pomáhá 4webagency
- Měsíční report se generuje z vykázaných hodin a uzavřených výstupů, nepíše se od nuly.
- Stav paušálu — zahrnuté proti spotřebovaným hodinám — se zobrazí automaticky i s označeným přečerpáním.
- Obnovy domén a hostingu za daný měsíc jsou ve stejném reportu.
- Report odchází spolu s fakturou vystavenou přes 4invoices.net.