Havi riportok egy webügynökség ügyfeleinek
A havi riport nem udvariasság — ez az a dokumentum, amely életben tartja a retainert. Az ügyfél, aki minden hónapban látja, mit kapott, a hatodik hónapban nem kérdezi, mit csináltok egész nap. Az alábbiakban: mi kerüljön a webügynökségek ügyfeleinek szóló havi riportokba, hogyan automatizáld őket a rögzített órákból, és valójában mennyibe kerül a kézi összeállításuk.
Mi kerüljön a riportba, dióhéjban
- A felhasznált órák a retainerben tartalmazottakhoz képest, a különbséggel szem előtt.
- A múlt hónapban leadott és az ügyfél által jóváhagyott szállítandók, dátumokkal.
- Ami a következő hónapban jön, határidővel és felelőssel.
- Az ügyfelet érdeklő számok: forgalom, konverziók, sebesség, incidensek.
- Egy ajánlás, beárazva és órákban megbecsülve — a riport egyben a következő eladás eszköze is.
A retainerhez tartozó riport felépítése
- Első oldal: felhasznált és tartalmazott órák, és a havi keret állapota.
- Leadott szállítandók hivatkozással és a jóváhagyás dátumával.
- Nem számlázható munka, amelyet mégis elvégeztetek (javítások, támogatás) — itt látszik a láthatatlan érték.
- A weboldal teljesítménymutatói: LCP, CLS, elérhetőség, hibák.
- A következő 90 napban lejáró domainek, tárhelyek és tanúsítványok.
- A hónap ajánlása, órákban megbecsülve és beárazva.
Táblázat: mit lát az ügyfél, és melyik kérdést zárja le
A riport minden szakasza olyan kérdésre felel, amely egyébként telefonon érkezne, általában három nappal a számla után.
A havi riport szakaszai és a kérdés, amelyre mindegyik válaszol
| Szakasz | Mit tartalmaz | Melyik kérdésre válaszol |
|---|---|---|
| Órák | 20 tartalmazott, 26 felhasznált | „Miért jött extra számla?” |
| Szállítandók | Mi lett leadva és mi jóváhagyva | „Mit kaptam ebben a hónapban?” |
| Terv | Mi következik, határidővel és felelőssel | „Mi lesz a következő?” |
| Teljesítmény | LCP, elérhetőség, hibák | „Tényleg jobb lett a weboldal?” |
| Lejáratok | Domainek és tanúsítványok 90 napon belül | „Mit kell hamarosan fizetni?” |
Hogyan automatizáld (és mennyibe kerül a kézi munka)
Egy jó kézi riport 40 percet vesz igénybe: az órákat összegyűjtöd a nyilvántartásból, a szállítandókat a csevegésből, a számokat az analitikából, majd mindent beilleszted egy prezentációba.
12 retainerügyfélnél ez havi 8 óra. 30 €-s óradíjjal 240 € nem számlázható munka — évi 2 880 €, több, mint bármelyik előfizetés, amely ugyanezeket a riportokat generálná.
Az automatizált riport magától áll össze a már meglévő adatokból: a projektre rögzített órákból, a jóváhagyási dátumokkal ellátott szállítandókból, a domain- és tárhelyportfólióból. Csak az ajánlás megírása marad — ügyfelenként nagyjából 15 perc, vagyis havi 3 óra 8 helyett.
- A riportot a nyilvántartásból és a szállítandókból generáld, ne képernyőképekből.
- Küldd minden hónapban ugyanazon a napon, a számla előtt, ne utána.
- Tartsd a formátumot hónapról hónapra ugyanazt: az összehasonlíthatóság az érték fele.
- Archiváld a riportokat az ügyfélkártyán — a meghosszabbításnál ők az előzmény.
Gyakori hibák
- A riportot a számla után elküldeni: mentegetőzéssé válik, nem információvá.
- Tizennégy grafikon és egyetlen következtetés sem.
- Az órákat lefelé kerekíteni, „hogy kellemesebb legyen”: elveszíted a pénzt és az érvet a meghosszabbításnál.
- Minden hónapban formátumot váltani: az ügyfél semmit sem tud összehasonlítani.
- Nincs ajánlás: a riport időbe kerül, és nem hoz új bevételt.