Munkaidő-nyilvántartás, amelyet a csapat tényleg kitölt
A munkaidő-nyilvántartást minden ügynökség kipróbálta; majdnem mind feladta, mert túl sok időt vett el. Itt egyetlen szabály van: egy sor kitöltése nem tarthat tovább tíz másodpercnél. Kiválasztod a projektet, a szállítandót, az órákat és hogy számlázható-e — kész. Elindíthatsz stoppert, vagy a nap végén is kitöltheted, telefonról vagy böngészőből. Nincsenek kitalált kötelező mezők és senki által nem értett kategóriák. A naponta kitöltött, akár becsült nyilvántartás végtelenül többet ér, mint a három hét után rekonstruált tökéletes.
Számlázható órák, belső órák és az árrés igazsága
Nem minden ledolgozott idő számlázható, és ez így van rendjén — de ismerned kell az arányt. Minden sor számlázhatónak vagy belsőnek van jelölve, a belső órák pedig hasznos kategóriákba oszlanak: értékesítés előtti munka és ajánlatok, adminisztráció, képzés, újrafeldolgozás. Ha látod, hogy az ügynökség idejének 38%-a nem számlázható, és ennek fele újrafeldolgozás, akkor folyamatproblémád van, nem értékesítési. Az árrés a részt vevő emberek valós díjtételén számolódik, nem kényelmes átlagon, így a seniorok által szállított projekt nem tűnik jövedelmezőnek csak papíron.
A számla, amely a munkaidő-nyilvántartásból születik
A hónap végén az ügyfél számlája a már meglévő nyilvántartásból áll össze: számlázható órák projektenként, a havi keretdíjból felhasznált rész, pótmunkaként jóváhagyott módosítások, valamint a domainek, tárhelyek vagy kezelés megújításai az adott időszakra. A bontás részletességét ügyfelenként választod — projekt, szállítandó vagy személy szerint. Ami a táblázatok összerakásának napja volt, az pár perces ellenőrzéssé válik, az elfelejtett órák pedig nem maradnak kiszámlázatlanul csak azért, mert senki sem emlékezett rájuk.
Keretdíjak, amelyeket nem lépsz túl csendben
A rögzített órák közvetlenül, valós időben levonódnak az ügyfél havi keretdíjából. A felelős bármikor látja a felhasznált százalékot, és a beállított küszöbnél figyelmeztetést kap, általában 80% körül. Innentől három tisztességes lehetőség van: a következő hónapig leállítod a munkát, kéred további számlázható órák jóváhagyását, vagy magasabb keretdíjat javasolsz. Mindhárom jobb, mint sok ügynökség alapértelmezése — lehúzol 34 órát egy 20 órás szerződésen, és ezt negyedév végén tudod meg.
Hónapzárás órák hajszolása nélkül
A számlázás előtt a rendszer pontosan megmutatja, mi akadályozza a zárást: a rögzített órák nélküli napokat, a felelős által jóvá nem hagyott sorokat, a számlázható órákat egy olyan projekten, amelynek nincs hátralévő költségvetése, és a leadott szállítandókat, amelyek egyetlen számlára sem kerültek. A listát javítod, nem beszélgetésekben keresgélsz. És mivel a projekt- és ügyfélszintű jövedelmezőség ugyanazokból az órákból számolódik, a vezetői riport és a számla számai már nem mondanak ellent egymásnak.
