Hogyan készítsünk havi riportot az ügyfeleknek?
Egy jó havi riport nem leírja a munkát, hanem igazolja. Egy oldal, minden hónapban ugyanazok a szakaszok, a számlával együtt elküldve. 12 keretdíjas ügyfélnél és kézzel írt riportoknál ez havi nagyjából 8 órába kerül.
Rövid válasz
- Tartsd minden hónapban ugyanazt a szerkezetet: órák, szállítandók, a keretdíj állapota, mi következik.
- Az órákat közvetlenül a nyilvántartásból vedd, tevékenység szerint csoportosítva, ne emlékezetből átírva.
- Mutasd a keretdíjban tartalmazott órákat a felhasználtakkal szemben, a különbséggel szem előtt.
- Add hozzá a leadott szállítandókat és a kapott jóváhagyásokat dátumokkal.
- A riportot a számlával együtt küldd el a hónap első napjaiban.
Mit mond a jog (röviden)
- A tevékenységi jelentés a kiszámlázott órák bizonylata (2000. évi C. törvény).
- A szolgáltatásról szóló számla az áfatörvény (2007. évi CXXVII. törvény) szerint állítandó ki, áfával csak akkor, ha az ügynökség áfaalany.
- A számlát elküldheted elektronikusan; Magyarországon a számlaadatokat a NAV Online Számla rendszerébe jelenteni kell, részleteiről kérdezd a könyvelődet.
- Ne tegyél a riportba harmadik személyek személyes adatait jogalap nélkül — a GDPR a mellékletekre is vonatkozik ((EU) 2016/679 rendelet).
Gyakorlati példák
- Havi 800 €-s keretdíj 20 órára: a riport 26 felhasznált órát mutat, így a tényleges díjtétel 40 €/óráról 30,8 €/órára esett.
- Az a 6 keretdíj feletti óra, amelyet a hónap 3. napján mutatsz meg, még kiszámlázható; három hónappal később felfedezve már soha.
- 12 keretdíjas ügyfél × 40 perc kézi riport = havi 8 óra csak a riportolásra, vagyis 240 € nem számlázható munka 30 €-s óradíjjal.
Egyoldalas havi riport felépítése
| Szakasz | Mit tartalmaz |
|---|---|
| Órák tevékenységek szerint | Tervezés, fejlesztés, tartalom, megbeszélések — számlázható összeggel |
| Keretdíj | Tartalmazott órák, felhasznált órák, a különbség mindkét irányban |
| Szállítandók | Mi lett leadva és mit hagyott jóvá az ügyfél, dátumokkal |
| Domainek és tárhely | A hónap megújításai és ami a következő 60 napban lejár |
| Következő hónap | Min dolgozunk, és milyen jóváhagyásra várunk |
Gyakori hibák
- Csak akkor küldeni riportot, ha az ügyfél kéri — akkor mentegetőzésnek hat, nem rutinnak.
- Tevékenységeket írni eredmények helyett: a „dolgoztunk a weboldalon” semmit sem mond a szállítandóról.
- Elrejteni a keretdíj túllépését, hogy az ügyfél elégedett legyen, majd a saját árrésedből fizetni.
- Minden hónapban kézzel összerakni a riportot, pedig az órák már a nyilvántartásban vannak.
Hogyan segít a 4webagency
- A havi riport a rögzített órákból és a lezárt szállítandókból generálódik, nem a nulláról íródik.
- A keretdíj állapota — tartalmazott és felhasznált órák — automatikusan megjelenik, a túllépés jelölve.
- A domain- és tárhelymegújítások az adott hónapra ugyanabban a riportban szerepelnek.
- A riport a 4invoices.net-en keresztül kiállított számlával együtt megy ki.