Munkaidő-nyilvántartás és számlázható órák egy webügynökségben

Az óráktól a számláig, dióhéjban

1. Az időt projektre és szállítandóra rögzítsd, sosem „vegyesre”.
2. Minden órát számlázhatónak vagy nem számlázhatónak jelölj meg rögtön a rögzítéskor, ne a hónap végén.
3. Annak a szerepkörnek a díjtételét használd, amelyik a munkát valóban elvégezte, ne az ügynökségi átlagot.
4. Hagyd jóvá a havi nyilvántartást — ez lesz a számla alapja.
5. Állítsd ki a számlát a jóváhagyott órákból, és küldd el elektronikusan a 4invoices.net-en keresztül.

Kihasználtság: a szám, amelyet senki nem számol

A kihasználtság a számlázható órák aránya a fizetett órákhoz képest. Számold ki minden emberre és hónapra: megmutatja, hogy az ügynökség termel-e, vagy csak elfoglalt.

Példa: egy fejlesztőnek havonta 168 fizetett órája van, ebből 96 számlázható — a többi belső megbeszélésekre, ajánlatadásra, toborzásra és képzésre megy. A kihasználtság 57%.

Egy nyolcfős, havi 23 600 € költségű és átlagosan 30 €-s óradíjú ügynökségnél a nullszaldós pont személyenként 98 számlázható óra, azaz 58%. 96 óránál havi 560 €-t veszítesz — még akkor is, ha mindenki teljes gőzzel dolgozik.

• A nem számlázható órákat kategóriákban vezesd: belső, ajánlatadás, garancia, képzés.
• A hónapokon át 80% feletti kihasználtság nem teljesítmény — hiányos nyilvántartás vagy kiégés.
• A garanciális órák (átadás utáni javítások) nem számlázhatók, de rendeld őket ahhoz a projekthez, amely okozta.
• Az ajánlatadás értékesítési költség: mérd, hogy tudd, mennyibe kerül valójában egy megnyert ajánlat.

Táblázat: szerepkör szerinti díjtételek és amit hoznak

Az ügynökségi átlagdíj éppen azt rejti el, amit látnod kell: ki végezte el a munkát. A táblázat a havi bevételt mutatja 100 számlázható óránál, szerepkör szerint.

Óradíj szerepkör szerint és a bevétel 100 számlázható óránál

Bizonylatolás: számviteli törvény és elektronikus számla

Egy olyan számla, amelyen csak az áll, hogy „webes szolgáltatások — 2 400 €”, nehezen védhető. A számvitelről szóló törvény (2000. évi C. törvény) szerint minden gazdasági eseményt bizonylattal kell alátámasztani, a kiszámlázott óráknál pedig ez a bizonylat a jóváhagyott havi munkaidő-nyilvántartás.

Magyarországon a számlaadatokat a NAV Online Számla rendszerébe kell jelenteni, a számla kiállítására pedig az általános forgalmi adóról szóló törvény (2007. évi CXXVII. törvény) szabályai vonatkoznak; a részleteket egyeztesd a könyvelőddel. A számla így strukturált formában a 4invoices.net-en keresztül megy ki, az órák részletezése pedig az ügynökség nyilvántartásában és az ügyfélnek szóló havi riportban marad.

• A számla minden sorához őrizd meg a jóváhagyott nyilvántartást — projekt, szerepkör, dátum, órák.
• A számlát projekt vagy szállítandó szerint bontsd, ne egyetlen üres sorba.
• A számlát elektronikusan küldd el, és őrizd meg a feladás igazolását.
• Az órákat a kifizetés után is őrizd meg — ellenőrzésnél vagy vitánál a nyilvántartás az egyetlen érved.

Gyakori hibák

• A nyilvántartást pénteken emlékezetből kitölteni: a valós órák 10–20%-át elveszíted.
• Egyetlen átlagos díjtétel az egész ügynökségre: sosem látod, ki dolgozik díjtétel alatt.
• Kategória nélkül egy projektre dobott nem számlázható órák: a projekt veszteségesnek látszik, és senki sem tudja, miért.
• Becslésekből számlázni a rögzített órák helyett: a különbség tartós ajándékká válik.
• A nyilvántartás és a számlázás havi CSV-exporttal elválasztva — pontosan itt vesznek el az órák.