Hoe maak ik maandrapportages voor klanten?
Een goede maandrapportage beschrijft het werk niet, maar verantwoordt het. Eén pagina, elke maand dezelfde onderdelen, samen met de factuur verstuurd. Met 12 retainerklanten en handgeschreven rapportages kost je dat zo’n 8 uur per maand.
Kort antwoord
- Leg elke maand dezelfde structuur vast: uren, opleveringen, stand van de retainer, wat er komt.
- Haal de uren rechtstreeks uit de urenregistratie, gegroepeerd per activiteit, niet uit het geheugen.
- Toon inbegrepen tegenover verbruikte retaineruren, met het verschil duidelijk zichtbaar.
- Voeg de opgeleverde onderdelen en ontvangen akkoorden toe, met hun datum.
- Stuur de rapportage samen met de factuur, in de eerste dagen van de maand.
Wat de wet zegt (kort)
- Het activiteitenoverzicht is de onderbouwing van de uren die je factureert en valt onder de bewaarplicht (artikel 52 AWR).
- De factuur voor diensten voldoet aan de factuureisen uit de Wet OB 1968, met btw tenzij het bureau onder de KOR valt.
- E-facturen aan zakelijke klanten gaan in Nederland meestal via Peppol, bij ons via 4invoices.net.
- Zet geen persoonsgegevens van derden in de rapportage zonder grondslag — de AVG geldt ook voor bijlagen.
Praktijkvoorbeelden
- Een retainer van € 4.000 per maand voor 20 uur: de rapportage toont 26 verbruikte uren, dus het werkelijke tarief zakte van € 200 naar € 154 per uur.
- Die 6 uur boven de retainer, getoond op de 3e van de maand, kun je nog factureren; drie maanden later ontdekt, nooit meer.
- 12 retainerklanten × 40 minuten handwerk = 8 uur per maand alleen aan rapportage, oftewel € 600 niet-declarabel werk bij € 75 per uur.
De opbouw van een maandrapportage van één pagina
| Onderdeel | Wat erin staat |
|---|---|
| Uren per activiteit | Design, development, content, overleg — met het declarabele totaal |
| Retainer | Inbegrepen uren, verbruikte uren, het verschil naar beide kanten |
| Opleveringen | Wat is opgeleverd en wat de klant heeft goedgekeurd, met datum |
| Domeinen en hosting | De verlengingen van deze maand en wat de komende 60 dagen verloopt |
| Volgende maand | Waar aan gewerkt wordt en op welk akkoord je wacht |
Veelgemaakte fouten
- De rapportage alleen sturen als de klant erom vraagt — dan leest ze als excuus, niet als routine.
- Activiteiten opschrijven in plaats van resultaten: „aan de site gewerkt” zegt niets over de oplevering.
- De overschrijding van de retainer verzwijgen om de klant tevreden te houden, en die dan uit je marge betalen.
- Elke maand de rapportage met de hand opbouwen, terwijl de uren al in de urenregistratie staan.
Hoe 4webagency helpt
- De maandrapportage wordt gegenereerd uit geschreven uren en afgeronde opleveringen, niet opnieuw geschreven.
- De stand van de retainer — inbegrepen tegenover verbruikt — verschijnt automatisch, met de overschrijding gemarkeerd.
- De domein- en hostingverlengingen van de maand staan in dezelfde rapportage.
- De rapportage gaat mee met de factuur die via 4invoices.net wordt verstuurd, als e-factuur.